Fallstudie: Wie Forward Email Alumni-E-Mail-Lösungen für Spitzenuniversitäten unterstützt

Vorwort

Wir haben den weltweit sichersten, privatesten und flexibelsten E-Mail-Weiterleitungsdienst für renommierte Universitäten und ihre Alumni entwickelt.

Im wettbewerbsintensiven Hochschulumfeld ist die Pflege lebenslanger Verbindungen zu Alumni nicht nur eine Frage der Tradition – sie ist ein strategisches Gebot. Eine der greifbarsten Möglichkeiten für Universitäten, diese Verbindungen zu fördern, sind Alumni-E-Mail-Adressen. Sie bieten Absolventen eine digitale Identität, die ihr akademisches Erbe widerspiegelt.

Forward Email hat mit einigen der renommiertesten Bildungseinrichtungen weltweit zusammengearbeitet, um die Verwaltung ihrer Alumni-E-Mail-Dienste zu revolutionieren. Unsere professionelle E-Mail-Weiterleitungslösung unterstützt nun die Alumni-E-Mail-Systeme der Universität Cambridge, Universität von Maryland, Tufts Universität und Swarthmore College und bedient damit Tausende von Alumni weltweit.

In diesem Blogbeitrag wird untersucht, wie unser datenschutzorientierter E-Mail-Weiterleitungsdienst Open Source zur bevorzugten Lösung dieser Institutionen geworden ist, welche technischen Implementierungen dies ermöglichen und welche transformativen Auswirkungen er sowohl auf die Verwaltungseffizienz als auch auf die Zufriedenheit der Alumni hatte.

Erhebliche Kosteneinsparungen durch stabile Preise

Die finanziellen Vorteile unserer Lösung sind erheblich, insbesondere im Vergleich zu den ständig steigenden Preisen herkömmlicher E-Mail-Anbieter:

Lösung	Kosten pro Alumnus (jährlich)	Kosten für 100.000 Alumni	Jüngste Preiserhöhungen
Google Workspace für Unternehmen	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic von 5 auf 6 $/Monat (+20 %) • 2023: Flexible Pläne um 20 % erhöht • 2025: Business Plus von 18 auf 26,40 $/Monat (+47 %) mit KI-Funktionen
Google Workspace für Bildung	Kostenlos (Education Fundamentals) 3 $/Student/Jahr (Education Standard) 5 $/Student/Jahr (Education Plus)	Kostenlos – 500.000 $	• Mengenrabatte: 5 % für 100–499 Lizenzen • Mengenrabatte: 10 % für 500+ Lizenzen • Kostenlose Stufe beschränkt auf Kerndienste
Microsoft 365 Business	$60	$6,000,000	• 2023: Einführung halbjährlicher Preisaktualisierungen • 2025 (Jan): Personal von 6,99 $ auf 9,99 $/Monat (+43 %) mit Copilot AI • 2025 (Apr): 5 % Erhöhung der monatlich gezahlten Jahresverpflichtungen
Microsoft 365 Education	Kostenlos (A1) 38–55 $/Fakultät/Jahr (A3) 65–96 $/Fakultät/Jahr (A5)	Kostenlos – 96.000 $	• Studentenlizenzen sind oft in den Käufen der Fakultät enthalten • Individuelle Preise durch Volumenlizenzierung • Kostenloses Kontingent auf Webversionen beschränkt
Selbstgehosteter Austausch	$45	$4,500,000	Laufende Wartungs- und Sicherheitskosten steigen weiter
E-Mail-Weiterleitung Enterprise	Festpreis 250 $/Monat	3.000 $/Jahr	Keine Preiserhöhungen seit der Einführung

Echte Universitätsersparnisse

So viel sparen unsere Partneruniversitäten jährlich, wenn sie sich für Forward Email statt für herkömmliche Anbieter entscheiden:

Universität	Alumni-Zahl	Jährliche Kosten bei Google	Jährliche Kosten mit E-Mail-Weiterleitung	Jährliche Einsparungen
Universität Cambridge	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Swarthmore College	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Tufts Universität	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
Universität von Maryland	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

Dies stellt eine erhebliche Kostenreduzierung im Vergleich zu herkömmlichen E-Mail-Hosting-Lösungen dar – Mittel, die Universitäten für Stipendien, Forschung oder andere unternehmenskritische Aktivitäten einsetzen können. Laut einer Analyse von Email Vendor Selection aus dem Jahr 2023 suchen Bildungseinrichtungen zunehmend nach kostengünstigen Alternativen zu herkömmlichen E-Mail-Anbietern, da die Preise durch die Integration von KI-Funktionen weiter steigen (Auswahl des E-Mail-Anbieters, 2023).

Die E-Mail-Challenge für Universitäts-Alumni

Für Universitäten stellt die Bereitstellung lebenslanger E-Mail-Adressen für Alumni eine besondere Herausforderung dar, die herkömmliche E-Mail-Lösungen nur schwer bewältigen können. Wie in einer ausführlichen Diskussion auf ServerFault erwähnt, benötigen Universitäten mit großen Nutzerzahlen spezialisierte E-Mail-Lösungen, die Leistung, Sicherheit und Kosteneffizienz in Einklang bringen (ServerFault, 2009).

Der Wert der E-Mail-Identität von Alumni

Alumni-E-Mail-Adressen (wie firstname.lastname@cl.cam.ac.uk oder username@terpalum.umd.edu) erfüllen mehrere wichtige Funktionen:

• Pflege der institutionellen Verbindung und der Markenidentität
• Förderung der kontinuierlichen Kommunikation mit der Universität
• Stärkung der beruflichen Glaubwürdigkeit der Absolventen
• Förderung der Alumni-Vernetzung und des Community-Aufbaus
• Bereitstellung einer stabilen, lebenslangen Anlaufstelle

Untersuchungen von Tekade (2020) zeigen, dass Bildungs-E-Mail-Adressen Alumni zahlreiche Vorteile bieten, darunter Zugang zu akademischen Ressourcen, berufliche Glaubwürdigkeit und exklusive Rabatte auf verschiedene Dienste (Mittel, 2020).

Traditionelle Lösungen reichen nicht aus

Herkömmliche E-Mail-Systeme weisen mehrere Einschränkungen auf, wenn sie auf die E-Mail-Anforderungen von Alumni angewendet werden:

• Kostenintensive: Benutzerbasierte Lizenzmodelle sind für große Alumni-Gruppen finanziell untragbar.
• Verwaltungsaufwand: Die Verwaltung von Tausenden oder Millionen von Konten erfordert erhebliche IT-Ressourcen.
• Sicherheitsbedenken: Die Aufrechterhaltung der Sicherheit ruhender Konten erhöht die Anfälligkeit.
• Eingeschränkte Flexibilität: Starre Systeme können sich nicht an die besonderen Anforderungen der E-Mail-Weiterleitung von Alumni anpassen.
• Datenschutzprobleme: Viele Anbieter scannen E-Mail-Inhalte zu Werbezwecken.

Eine Quora-Diskussion zur E-Mail-Wartung an Universitäten zeigt, dass Sicherheitsbedenken ein Hauptgrund dafür sind, dass Universitäten die E-Mail-Adressen von Alumni beschränken oder löschen, da ungenutzte Konten anfällig für Hackerangriffe und Identitätsdiebstahl sein können (Quora, 2011).

Die Lösung zum Weiterleiten von E-Mails

Unser Ansatz begegnet diesen Herausforderungen durch ein grundlegend anderes Modell:

• E-Mail-Weiterleitung statt Hosting
• Pauschalpreis statt Einzelnutzerkosten
• Open-Source-Architektur für Transparenz und Sicherheit
• Datenschutzorientiertes Design ohne Inhaltsprüfung
• Spezialfunktionen für das Identitätsmanagement von Universitäten

Technische Implementierung: So funktioniert es

Unsere Lösung nutzt eine ausgeklügelte und dennoch elegant einfache technische Architektur, um eine zuverlässige und sichere E-Mail-Weiterleitung im großen Maßstab zu ermöglichen.

Kernarchitektur

Das Forward-E-Mail-System besteht aus mehreren Schlüsselkomponenten:

• Verteilte MX-Server für hohe Verfügbarkeit
• Echtzeit-Weiterleitung ohne Nachrichtenspeicherung
• Umfassende E-Mail-Authentifizierung
• Unterstützung benutzerdefinierter Domänen und Subdomänen
• API-gesteuerte Kontoverwaltung

Laut IT-Experten auf ServerFault empfiehlt sich für Universitäten, die eigene E-Mail-Lösungen implementieren möchten, Postfix als bester Mail Transfer Agent (MTA), während Courier oder Dovecot für den IMAP/POP3-Zugriff (ServerFault, 2009) bevorzugt werden. Unsere Lösung macht es Universitäten jedoch überflüssig, diese komplexen Systeme selbst zu verwalten.

Integration mit Universitätssystemen

Wir haben nahtlose Integrationspfade mit der vorhandenen Universitätsinfrastruktur entwickelt:

• Automatisierte Bereitstellung durch RESTful API-Integration
• Individuelle Branding-Optionen für Universitätsportale
• Flexible Alias-Verwaltung für Fachbereiche und Organisationen
• Batch-Operationen für effiziente Verwaltung

API-gesteuerte Verwaltung

Unser RESTful API ermöglicht Universitäten die Automatisierung des E-Mail-Managements:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

DNS-Konfiguration und -Verifizierung

Eine korrekte DNS-Konfiguration ist für die E-Mail-Zustellung entscheidend. Unser Team unterstützt Sie bei:

• DNS-Konfiguration inklusive MX-Einträgen
• Umfassende Implementierung der E-Mail-Sicherheit mit unserem Open-Source-Paket Mailauth, einem Allroundtalent für die E-Mail-Authentifizierung. Es umfasst:
• SPF (Sender Policy Framework) zur Verhinderung von E-Mail-Spoofing
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) zur E-Mail-Authentifizierung
• DMARC (Domainbasierte Nachrichtenauthentifizierung, Reporting & Konformität) zur Richtliniendurchsetzung
• MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) zur Durchsetzung der TLS-Verschlüsselung
• ARC (Authenticated Received Chain) zur Aufrechterhaltung der Authentifizierung bei Nachrichtenweiterleitungen
• SRS (Sender Rewriting Scheme) zur Aufrechterhaltung der SPF-Validierung während der Weiterleitung
• BIMI (Brand Indicators for Message Identification) zur Logoanzeige in unterstützenden E-Mails Kunden
• DNS-TXT-Eintragsüberprüfung für Domaininhaber

Das Paket mailauth (http://npmjs.com/package/mailauth) ist eine vollständig Open-Source-Lösung, die alle Aspekte der E-Mail-Authentifizierung in einer integrierten Bibliothek abdeckt. Im Gegensatz zu proprietären Lösungen gewährleistet dieser Ansatz Transparenz, regelmäßige Sicherheitsupdates und vollständige Kontrolle über den E-Mail-Authentifizierungsprozess.

Tests und Qualitätssicherung

Vor der vollständigen Bereitstellung führen wir strenge Tests durch:

• End-to-End-Tests der E-Mail-Zustellung
• Lasttests für Szenarien mit hohem Datenaufkommen
• Sicherheits-Penetrationstests
• Validierung der API-Integration
• Benutzerakzeptanztests mit Alumni-Vertretern

Implementierungszeitplan

Implementierungsprozess: Von der Migration bis zur Wartung

Unser strukturierter Implementierungsprozess gewährleistet einen reibungslosen Übergang für Universitäten, die unsere Lösung übernehmen.

Erste Einschätzung und Planung

Wir beginnen mit einer umfassenden Bewertung des aktuellen E-Mail-Systems, der Alumni-Datenbank und der technischen Anforderungen der Universität. Diese Phase umfasst:

• Stakeholder-Interviews mit IT, Alumni-Betreuung und Verwaltung
• Technische Prüfung der bestehenden E-Mail-Infrastruktur
• Datenmapping für Alumni-Daten
• Sicherheits- und Compliance-Prüfung
• Projektzeitplan und Meilensteinentwicklung

Migrationsstrategie

Basierend auf der Bewertung entwickeln wir eine maßgeschneiderte Migrationsstrategie, die Störungen minimiert und gleichzeitig die vollständige Datenintegrität gewährleistet:

• Phasenweise Migration durch Alumni-Kohorten
• Paralleler Systembetrieb während der Umstellung
• Umfassende Datenvalidierungsprotokolle
• Fallback-Verfahren für Migrationsprobleme
• Klarer Kommunikationsplan für alle Beteiligten

Technische Einrichtung und Konfiguration

Unser technisches Team kümmert sich um alle Aspekte der Systemeinrichtung:

• DNS-Konfiguration und -Verifizierung
• API-Integration mit Universitätssystemen
• Individuelle Portalentwicklung mit Universitäts-Branding
• Einrichtung der E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)

Benutzererfahrungsdesign

Wir arbeiten eng mit Universitäten zusammen, um intuitive Schnittstellen sowohl für Administratoren als auch für Alumni zu erstellen:

• Individuell gestaltete Alumni-E-Mail-Portale
• Vereinfachte Verwaltung der E-Mail-Weiterleitung
• Mobile-responsive Designs
• Barrierefreiheit
• Mehrsprachige Unterstützung bei Bedarf

Schulung und Dokumentation

Umfassende Schulungen stellen sicher, dass alle Beteiligten das System effektiv nutzen können:

• Administratorenschulungen
• Technische Dokumentation für IT-Mitarbeiter
• Benutzerhandbücher für Alumni
• Video-Tutorials für häufige Aufgaben
• Entwicklung einer Wissensdatenbank

Laufende Unterstützung und Optimierung

Unsere Partnerschaft geht weit über die Implementierung hinaus:

• Technischer Support rund um die Uhr
• Regelmäßige Systemupdates und Sicherheitspatches
• Leistungsüberwachung und -optimierung
• Beratung zu Best Practices im E-Mail-Bereich
• Datenanalyse und Reporting

Fallstudie: Universität Cambridge

Die Universität Cambridge suchte nach einer Lösung, um ihren Alumni E-Mail-Adressen mit der Endung @cam.ac.uk zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig den IT-Aufwand und die Kosten zu senken.

Herausforderung

Cambridge stand mit seinem bisherigen Alumni-E-Mail-System vor mehreren Herausforderungen:

• Hohe Betriebskosten für die Aufrechterhaltung einer separaten E-Mail-Infrastruktur
• Verwaltungsaufwand durch die Verwaltung Tausender Konten
• Sicherheitsbedenken bei ruhenden Konten
• Eingeschränkte Integration mit Alumni-Datenbanksystemen
• Steigender Speicherbedarf

Lösung

Forward Email hat eine umfassende Lösung implementiert:

• E-Mail-Weiterleitung für alle @cam.ac.uk-Alumni-Adressen
• Individuell gestaltetes Portal für Alumni-Self-Service
• API-Integration mit der Cambridge-Alumni-Datenbank
• Umfassende Implementierung von E-Mail-Sicherheit

Ergebnisse

Die Implementierung brachte erhebliche Vorteile:

• Deutliche Kostenreduzierung im Vergleich zur vorherigen Lösung
• 99,9 % zuverlässige E-Mail-Zustellung
• Vereinfachte Verwaltung durch Automatisierung
• Verbesserte Sicherheit durch moderne E-Mail-Authentifizierung
• Positives Feedback von Alumni zur Systemnutzbarkeit

Vorteile für Universitäten und Alumni

Unsere Lösung bietet sowohl den Institutionen als auch ihren Absolventen konkrete Vorteile.

Für Universitäten

• Kosteneffizienz: Festpreis unabhängig von der Alumni-Anzahl
• Einfache Administration: Automatisierte Verwaltung über API
• Erhöhte Sicherheit: Umfassende E-Mail-Authentifizierung
• Markenkonsistenz: Lebenslange institutionelle E-Mail-Adressen
• Alumni-Engagement: Stärkung der Verbindungen durch kontinuierliche Betreuung

Laut BulkSignature (2023) bieten E-Mail-Plattformen für Bildungseinrichtungen erhebliche Vorteile, darunter Kosteneffizienz durch kostenlose oder kostengünstige Pläne, Zeiteffizienz durch Massenkommunikationsfunktionen und Tracking-Funktionen zur Überwachung der E-Mail-Zustellung und des Engagements (BulkSignature, 2023).

Für Alumni

• Professionelle Identität: Renommierte Universitäts-E-Mail-Adresse
• E-Mail-Kontinuität: Weiterleitung an jede private E-Mail-Adresse
• Datenschutz: Keine Inhaltsprüfung oder Datenauswertung
• Vereinfachte Verwaltung: Einfache Empfängeraktualisierung
• Erhöhte Sicherheit: Moderne E-Mail-Authentifizierung

Eine Studie des International Journal of Education & Literacy Studies unterstreicht die Bedeutung einer angemessenen E-Mail-Kommunikation im akademischen Umfeld und weist darauf hin, dass E-Mail-Kompetenz sowohl für Studierende als auch für Alumni im beruflichen Kontext eine entscheidende Fähigkeit darstellt (IJELS, 2021).

Akzeptanzraten unter Alumni

Universitäten berichten von hohen Akzeptanz- und Zufriedenheitsraten in ihren Alumni-Gemeinschaften.

Kosteneinsparungen im Vergleich zu früheren Lösungen

Die finanziellen Auswirkungen waren erheblich: Die Universitäten berichteten von erheblichen Kosteneinsparungen im Vergleich zu ihren früheren E-Mail-Lösungen.

Sicherheits- und Datenschutzaspekte

Für Bildungseinrichtungen ist der Schutz der Daten ihrer Alumni nicht nur eine gute Praxis, sondern in Europa oft auch eine gesetzliche Anforderung gemäß Vorschriften wie der DSGVO.

Datenschutzmaßnahmen

Unsere Lösung umfasst mehrere Sicherheitsebenen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für den gesamten E-Mail-Verkehr
• Keine Speicherung von E-Mail-Inhalten auf unseren Servern
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests
• Einhaltung internationaler Datenschutzstandards
• Transparenter Open-Source-Code zur Sicherheitsüberprüfung

Compliance-Framework

Wir halten uns strikt an die geltenden Vorschriften:

• DSGVO-Konformität für europäische Institutionen
• SOC 2 Typ II-Zertifizierung
• Jährliche Sicherheitsbewertungen
• Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA) verfügbar unter forwardemail.net/dpa
• Regelmäßige Compliance-Updates im Zuge der Weiterentwicklung der Vorschriften

Zukünftige Entwicklungen

Wir verbessern unsere Alumni-E-Mail-Lösung kontinuierlich um neue Funktionen und Möglichkeiten:

• Verbesserte Analysefunktionen für Universitätsadministratoren
• Erweiterter Phishing-Schutz
• Erweiterte API-Funktionen für eine tiefere Integration
• Zusätzliche Authentifizierungsoptionen

Fazit

Forward Email hat die Bereitstellung und Verwaltung von Alumni-E-Mail-Diensten durch Universitäten revolutioniert. Durch den Ersatz von teurem, komplexem E-Mail-Hosting durch elegante und sichere E-Mail-Weiterleitung können Hochschulen allen Alumni lebenslange E-Mail-Adressen anbieten und gleichzeitig Kosten und Verwaltungsaufwand drastisch reduzieren.

Unsere Partnerschaften mit renommierten Hochschulen wie Cambridge, Maryland, Tufts und Swarthmore belegen die Wirksamkeit unseres Ansatzes in unterschiedlichsten Bildungsumgebungen. Da Universitäten zunehmend unter Druck stehen, Alumni-Kontakte zu pflegen und gleichzeitig die Kosten im Griff zu behalten, bietet unsere Lösung eine überzeugende Alternative zu herkömmlichen E-Mail-Systemen.

Universitäten, die mehr darüber erfahren möchten, wie Forward Email ihre E-Mail-Dienste für Alumni umgestalten kann, können sich unter support@forwardemail.net an unser Team wenden oder forwardemail.net besuchen, um mehr über unsere Unternehmenslösungen zu erfahren.