Case Study: How Forward Email Powers Alumni Email Solutions for Top Universities

Criamos o serviço de encaminhamento de e-mail mais seguro, privado e flexível do mundo para universidades de prestígio e seus ex-alunos.

Economia de custos drástica com preços estáveis

Os benefícios financeiros da nossa solução são substanciais, especialmente quando comparados aos preços continuamente crescentes dos provedores de e-mail tradicionais:

Solução	Custo por ex-aluno (anual)	Custo para 100.000 ex-alunos	Aumentos de preços recentes
Google Workspace para empresas	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic de US$ 5 para US$ 6/mês (+20%) • 2023: Planos flexíveis aumentaram em 20% • 2025: Business Plus de US$ 18 a US$ 26,40/mês (+47%) com recursos de IA
Google Workspace para Educação	Gratuito (Fundamentos da Educação) $ 3/aluno/ano (Padrão de Educação) US$ 5/aluno/ano (Educação Plus)	Grátis - $ 500.000	• Descontos por volume: 5% para 100-499 licenças • Descontos por volume: 10% para mais de 500 licenças • Nível gratuito limitado aos serviços principais
Microsoft 365 Negócios	$60	$6,000,000	• 2023: Introduzidas atualizações de preços semestrais • 2025 (janeiro): Pessoal de US$ 6,99 a US$ 9,99/mês (+43%) com Copilot AI • 2025 (Abr): Aumento de 5% nos compromissos anuais pagos mensalmente
Microsoft 365 Educação	Livre (A1) $ 38-55/faculdade/ano (A3) $ 65-96/faculdade/ano (A5)	Grátis - $ 96.000	• Licenças de estudante frequentemente incluídas nas compras do corpo docente • Preços personalizados por meio de licenciamento por volume • Nível gratuito limitado às versões web
Troca auto-hospedada	$45	$4,500,000	Os custos contínuos de manutenção e segurança continuam a aumentar
Encaminhar e-mail empresarial	Fixo $250/mês	$ 3.000/ano	Nenhum aumento de preço desde o lançamento

Poupança universitária no mundo real

Veja quanto nossas universidades parceiras economizam anualmente ao escolher o Forward Email em vez dos provedores tradicionais:

Universidade	Contagem de ex-alunos	Custo Anual com o Google	Custo anual com encaminhamento de e-mail	Poupança Anual
Universidade de Cambridge	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Colégio Swarthmore	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Universidade Tufts	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
Universidade de Maryland	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

[!NOTA] O Forward Email Enterprise custa apenas US$ 250/mês normalmente, sem custo extra por usuário, limitações de taxa de API na lista de permissões e o único custo adicional é o armazenamento se você precisar de GB/TB adicionais para estudantes (+US$ 3 por 10 GB de armazenamento adicional). Usamos unidades SSD NVMe para suporte rápido de IMAP/POP3/SMTP/CalDAV também.

[!IMPORTANTE] Ao contrário do Google e da Microsoft, que aumentaram repetidamente seus preços ao integrar recursos de IA que analisam seus dados, o Forward Email mantém preços estáveis com um foco estrito na privacidade. Não usamos IA, não rastreamos padrões de uso e não armazenamos logs ou e-mails em disco (todo o processamento é feito na memória), garantindo privacidade completa para suas comunicações com ex-alunos.

Isso representa uma redução de custo significativa em comparação com soluções tradicionais de hospedagem de e-mail — fundos que as universidades podem redirecionar para bolsas de estudo, pesquisa ou outras atividades de missão crítica. De acordo com uma análise de 2023 da Email Vendor Selection, as instituições educacionais estão cada vez mais buscando alternativas econômicas aos provedores de e-mail tradicionais, à medida que os preços continuam a subir com a integração de recursos de IA (Seleção de fornecedores de e-mail, 2023).

Prefácio

No cenário competitivo do ensino superior, manter conexões vitalícias com ex-alunos não é apenas uma questão de tradição — é um imperativo estratégico. Uma das maneiras mais tangíveis pelas quais as universidades promovem essas conexões é por meio de endereços de e-mail de ex-alunos, fornecendo aos graduados uma identidade digital que reflete sua herança acadêmica.

Na Forward Email, fizemos parcerias com algumas das instituições educacionais mais prestigiosas do mundo para revolucionar a forma como gerenciam os serviços de e-mail de ex-alunos. Nossa solução de encaminhamento de e-mail de nível empresarial agora capacita os sistemas de e-mail de ex-alunos para Universidade de Cambridge, o Universidade de Maryland, Universidade Tufts, e Colégio Swarthmore, atendendo coletivamente milhares de ex-alunos em todo o mundo.

Esta postagem do blog explora como nosso código aberto, o serviço de encaminhamento de e-mail com foco na privacidade se tornou a solução preferida para essas instituições, pelas implementações técnicas que o tornam possível e pelo impacto transformador que teve na eficiência administrativa e na satisfação dos ex-alunos.

Desafio de e-mail de ex-alunos da universidade

Para universidades, fornecer endereços de e-mail vitalícios para ex-alunos apresenta um conjunto único de desafios que as soluções de e-mail tradicionais têm dificuldade de abordar de forma eficaz. Conforme observado em uma discussão abrangente no ServerFault, universidades com grandes bases de usuários exigem soluções de e-mail especializadas que equilibrem desempenho, segurança e custo-benefício (ServerFault, 2009).

O valor da identidade de e-mail de ex-alunos

Endereços de e-mail de ex-alunos (como firstname.lastname@cl.cam.ac.uk ou username@terpalum.umd.edu) desempenham múltiplas funções importantes:

• Manter a conexão institucional e a identidade da marca
• Facilitar a comunicação contínua com a universidade
• Aumentar a credibilidade profissional dos graduados
• Apoiar a criação de redes de ex-alunos e a construção de comunidades
• Fornecendo um ponto de contato estável e vitalício

Pesquisa realizada pela Tekade (2020) destaca que endereços de e-mail educacionais oferecem inúmeros benefícios aos ex-alunos, incluindo acesso a recursos acadêmicos, credibilidade profissional e descontos exclusivos em vários serviços (Médio, 2020).

[!DICA] Visite nosso novo AlumniEmail.com diretório para um recurso abrangente sobre serviços de e-mail de ex-alunos universitários, incluindo guias de configuração, melhores práticas e um diretório pesquisável de domínios de e-mail de ex-alunos. Ele serve como um hub central para todas as informações de e-mail de ex-alunos.

Soluções tradicionais não atendem às expectativas

Os sistemas de e-mail convencionais apresentam diversas limitações quando aplicados às necessidades de e-mail de ex-alunos:

• Custo Proibitivo: Os modelos de licenciamento por usuário tornam-se financeiramente insustentáveis para grandes bases de ex-alunos
• Fardo Administrativo: Gerenciar milhares ou milhões de contas requer recursos de TI significativos
• Preocupações com a segurança: Manter a segurança de contas inativas aumenta a vulnerabilidade
• Flexibilidade limitada: Sistemas rígidos não conseguem se adaptar às necessidades exclusivas de encaminhamento de e-mail de ex-alunos
• Problemas de privacidade:Muitos provedores escaneiam o conteúdo do e-mail para fins publicitários

Uma discussão no Quora sobre manutenção de e-mail universitário revela que as preocupações com a segurança são um dos principais motivos pelos quais as universidades podem limitar ou cancelar endereços de e-mail de ex-alunos, já que contas não utilizadas podem ser vulneráveis a hackers e roubo de identidade (Quora, 2011).

A solução de e-mail de encaminhamento

Nossa abordagem aborda esses desafios por meio de um modelo fundamentalmente diferente:

• Encaminhamento de e-mail em vez de hospedagem
• Preço fixo em vez de custos por usuário
• Arquitetura de código aberto para transparência e segurança
• Design que prioriza a privacidade sem escaneamento de conteúdo
• Recursos especializados para gerenciamento de identidade universitária

Implementação Técnica: Como Funciona

Nossa solução utiliza uma arquitetura técnica sofisticada, mas elegantemente simples, para fornecer encaminhamento de e-mail confiável e seguro em escala.

Arquitetura central

O sistema Forward Email consiste em vários componentes principais:

• Servidores MX distribuídos para alta disponibilidade
• Encaminhamento em tempo real sem armazenamento de mensagens
• Autenticação de e-mail abrangente
• Suporte personalizado para domínio e subdomínio
• Gerenciamento de contas orientado por API

De acordo com profissionais de TI no ServerFault, para universidades que buscam implementar suas próprias soluções de e-mail, o Postfix é recomendado como o melhor Agente de Transferência de Correio (MTA), enquanto o Courier ou o Dovecot são preferidos para acesso IMAP/POP3 (ServerFault, 2009). No entanto, nossa solução elimina a necessidade de as universidades gerenciarem esses sistemas complexos por conta própria.

Integração com Sistemas Universitários

Desenvolvemos caminhos de integração perfeitos com a infraestrutura universitária existente:

• Autenticação SSO por meio de provedores de identidade universitária
• Provisionamento automatizado através de API RESTful integração
• Opções de marca personalizadas para portais universitários
• Gerenciamento flexível de alias para departamentos e organizações
• Operações em lote para administração eficiente

Gestão orientada por API

Nosso API RESTful permite que as universidades automatizem o gerenciamento de e-mail:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

Configuração e verificação de DNS

A configuração adequada de DNS é crítica para a entrega de e-mails. Nossa equipe auxilia com:

• DNS configuração incluindo registros MX
• Implementação abrangente de segurança de e-mail usando nosso código aberto autenticação de correio pacote, um canivete suíço para autenticação de e-mail que lida com:
  • SPF (Sender Policy Framework) para evitar falsificação de e-mail
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) para autenticação de e-mail
  • DMARC (Autenticação, relatórios e conformidade de mensagens baseadas em domínio) para aplicação de políticas
  • MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) para impor criptografia TLS
  • ARC (Authenticated Received Chain) para manter a autenticação quando as mensagens são encaminhadas
  • SRS (Sender Rewriting Scheme) para preservar a validação SPF por meio do encaminhamento
  • BIMI (Indicadores de marca para identificação de mensagens) para exibição de logotipo em clientes de e-mail de suporte
• Verificação de registro DNS TXT para propriedade de domínio

O mailauth pacote (http://npmjs.com/package/mailauth) é a solução totalmente de código aberto que lida com todos os aspectos da autenticação de e-mail em uma biblioteca integrada. Diferentemente de soluções proprietárias, essa abordagem garante transparência, atualizações de segurança regulares e controle completo sobre o processo de autenticação de e-mail.

Testes e Garantia de Qualidade

Antes da implantação completa, realizamos testes rigorosos:

• Teste de entrega de e-mail de ponta a ponta
• Teste de carga para cenários de alto volume
• Teste de penetração de segurança
• Validação de integração de API
• Teste de aceitação do usuário com representantes de ex-alunos

Cronograma de implementação

gantt
    title University Email Implementation Timeline
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Planning
    Initial Consultation           :a1, 2025-01-01, 14d
    Requirements Gathering         :a2, after a1, 14d
    Solution Design                :a3, after a2, 21d
    section Implementation
    DNS Configuration              :b1, after a3, 7d
    API Integration                :b2, after a3, 21d
    SSO Setup                      :b3, after a3, 14d
    section Testing
    Security Testing               :c1, after b1 b2 b3, 14d
    User Acceptance Testing        :c2, after c1, 14d
    section Deployment
    Pilot Group Deployment         :d1, after c2, 14d
    Full Rollout                   :d2, after d1, 21d
    section Support
    Ongoing Maintenance            :e1, after d2, 365d

Processo de Implementação: Da Migração à Manutenção

Nosso processo de implementação estruturado garante uma transição tranquila para universidades que adotam nossa solução.

Avaliação e Planejamento Inicial

Começamos com uma avaliação abrangente do sistema de e-mail atual da universidade, banco de dados de ex-alunos e requisitos técnicos. Esta fase inclui:

• Entrevistas com partes interessadas em TI, relações com ex-alunos e administração
• Auditoria técnica da infraestrutura de e-mail existente
• Mapeamento de dados para registros de ex-alunos
• Revisão de segurança e conformidade
• Cronograma do projeto e desenvolvimento de marcos

Estratégia de Migração

Com base na avaliação, desenvolvemos uma estratégia de migração personalizada que minimiza a interrupção e garante a integridade completa dos dados:

• Abordagem de migração faseada por coortes de ex-alunos
• Operação de sistemas paralelos durante a transição
• Protocolos abrangentes de validação de dados
• Procedimentos de fallback para quaisquer problemas de migração
• Plano de comunicação claro para todas as partes interessadas

Configuração e instalação técnica

Nossa equipe técnica cuida de todos os aspectos da configuração do sistema:

• Configuração e verificação de DNS
• Integração de API com sistemas universitários
• Implementação de SSO com provedores de identidade
• Desenvolvimento de portal personalizado com marca universitária
• Configuração de autenticação de e-mail (SPF, DKIM, DMARC)

Design de experiência do usuário

Trabalhamos em estreita colaboração com universidades para criar interfaces intuitivas para administradores e ex-alunos:

• Portais de e-mail de ex-alunos com marca personalizada
• Gerenciamento simplificado de encaminhamento de e-mail
• Designs responsivos para dispositivos móveis
• Conformidade de acessibilidade
• Suporte multilíngue quando necessário

Treinamento e Documentação

O treinamento abrangente garante que todas as partes interessadas possam usar o sistema de forma eficaz:

• Sessões de treinamento de administradores
• Documentação técnica para equipe de TI
• Guias do usuário para ex-alunos
• Tutoriais em vídeo para tarefas comuns
• Desenvolvimento de base de conhecimento

Suporte e otimização contínuos

Nossa parceria continua muito além da implementação:

• Suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Atualizações regulares do sistema e patches de segurança
• Monitoramento e otimização de desempenho
• Consulta sobre as melhores práticas de e-mail
• Análise e relatórios de dados

Estudo de caso: Universidade de Cambridge

A Universidade de Cambridge buscou uma solução para fornecer endereços de e-mail @cam.ac.uk aos ex-alunos e, ao mesmo tempo, reduzir os custos e a sobrecarga de TI.

Desafio

Cambridge enfrentou vários desafios com seu antigo sistema de e-mail de ex-alunos:

• Altos custos operacionais para manter uma infraestrutura de e-mail separada
• Fardo administrativo de gerenciar milhares de contas
• Preocupações de segurança com contas inativas
• Integração limitada com sistemas de banco de dados de ex-alunos
• Aumento dos requisitos de armazenamento

Solução

A Forward Email implementou uma solução abrangente:

• Encaminhamento de e-mail para todos os endereços de ex-alunos @cam.ac.uk
• Portal de marca personalizada para autoatendimento de ex-alunos
• Integração de API com o banco de dados de ex-alunos de Cambridge
• Autenticação SSO com credenciais Cambridge
• Implementação abrangente de segurança de e-mail

Resultados

A implementação proporcionou benefícios significativos:

• Redução substancial de custos em comparação com a solução anterior
• 99,9% de confiabilidade na entrega de e-mails
• Administração simplificada por meio da automação
• Segurança aprimorada com autenticação de e-mail moderna
• Feedback positivo de ex-alunos sobre a usabilidade do sistema

Benefícios para Universidades e Ex-Alunos

Nossa solução oferece benefícios tangíveis tanto para as instituições quanto para seus graduados.

Para Universidades

• Eficiência de custos: Preço fixo independentemente da contagem de ex-alunos
• Simplicidade Administrativa: Gerenciamento automatizado por meio de API
• Segurança aprimorada: Autenticação de e-mail abrangente
• Consistência da marca: Endereços de e-mail institucionais vitalícios
• Engajamento de ex-alunos: Conexões fortalecidas por meio de serviço contínuo

De acordo com BulkSignature (2023), as plataformas de e-mail para instituições educacionais oferecem benefícios significativos, incluindo custo-benefício por meio de planos gratuitos ou de baixo custo, eficiência de tempo por meio de recursos de comunicação em massa e recursos de rastreamento para monitorar a entrega e o engajamento de e-mails (Assinatura em massa, 2023).

Para ex-alunos

• Identidade Profissional: Endereço de e-mail de universidade de prestígio
• Continuidade de e-mail: Encaminhar para qualquer e-mail pessoal
• Proteção de Privacidade: Nenhuma varredura de conteúdo ou mineração de dados
• Gestão Simplificada: Atualizações fáceis do destinatário
• Segurança aprimorada: Autenticação de e-mail moderna

Uma pesquisa do International Journal of Education & Literacy Studies destaca a importância da comunicação adequada por e-mail em ambientes acadêmicos, observando que a alfabetização por e-mail é uma habilidade crucial para alunos e ex-alunos em contextos profissionais (IJELS, 2021).

Taxas de adoção entre ex-alunos

As universidades relatam altas taxas de adoção e satisfação entre suas comunidades de ex-alunos.

Economia de custos em comparação com soluções anteriores

O impacto financeiro foi substancial, com universidades relatando economias de custos significativas em comparação com suas soluções de e-mail anteriores.

Considerações sobre segurança e privacidade

Para instituições educacionais, proteger dados de ex-alunos não é apenas uma boa prática; geralmente é um requisito legal sob regulamentações como o GDPR na Europa.

Medidas de Proteção de Dados

Nossa solução incorpora múltiplas camadas de segurança:

• Criptografia de ponta a ponta para todo o tráfego de e-mail
• Nenhum armazenamento de conteúdo de e-mail em nossos servidores
• Auditorias de segurança regulares e testes de penetração
• Conformidade com os padrões internacionais de proteção de dados
• Código transparente e de código aberto para verificação de segurança

[!AVISO] Muitos provedores de e-mail escaneiam o conteúdo do e-mail para fins de publicidade ou para treinar modelos de IA. Essa prática levanta sérias preocupações de privacidade, especialmente para comunicações profissionais e acadêmicas. O Forward Email nunca escaneia o conteúdo do e-mail e processa todos os e-mails na memória para garantir privacidade completa.

Estrutura de conformidade

Mantemos estrita conformidade com as regulamentações relevantes:

• Conformidade com o RGPD para instituições europeias
• Certificação SOC 2 Tipo II
• Avaliações anuais de segurança
• Contrato de Processamento de Dados (DPA) disponível em forwardemail.net/dpa
• Atualizações regulares de conformidade conforme as regulamentações evoluem

Desenvolvimentos futuros

Continuamos aprimorando nossa solução de e-mail para ex-alunos com novos recursos e funcionalidades:

• Análise aprimorada para administradores universitários
• Proteções antiphishing avançadas
• Capacidades de API expandidas para integração mais profunda
• Opções adicionais de autenticação

Conclusão

O Forward Email revolucionou a forma como as universidades fornecem e gerenciam serviços de e-mail para ex-alunos. Ao substituir a hospedagem de e-mail complexa e cara por um encaminhamento de e-mail elegante e seguro, permitimos que as instituições ofereçam endereços de e-mail vitalícios a todos os ex-alunos, reduzindo drasticamente os custos e a sobrecarga administrativa.

Nossas parcerias com instituições de prestígio como Cambridge, Maryland, Tufts e Swarthmore demonstram a eficácia da nossa abordagem em diversos ambientes educacionais. À medida que as universidades enfrentam uma pressão cada vez maior para manter as conexões dos ex-alunos enquanto controlam os custos, nossa solução oferece uma alternativa atraente aos sistemas de e-mail tradicionais.

flowchart LR
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    A -->|SSO Authentication| F

Para universidades interessadas em explorar como o Forward Email pode transformar seus serviços de e-mail de ex-alunos, entre em contato com nossa equipe em support@forwardemail.net ou visite forwardemail.net para saber mais sobre nossas soluções empresariais.