Case Study: How Forward Email Powers Alumni Email Solutions for Top Universities

Мы создали самую безопасную, конфиденциальную и гибкую в мире службу пересылки электронной почты для престижных университетов и их выпускников.

Значительная экономия средств благодаря стабильным ценам

Финансовые преимущества нашего решения существенны, особенно по сравнению с постоянно растущими ценами традиционных поставщиков услуг электронной почты:

Решение	Стоимость на одного выпускника (годовая)	Стоимость для 100 000 выпускников	Недавний рост цен
Google Workspace для бизнеса	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic с 5 до 6 долларов в месяц (+20%) • 2023: гибкие планы увеличились на 20% • 2025: Business Plus от 18 до 26,40 долл. США в месяц (+47%) с функциями ИИ
Google Workspace для образования	Бесплатно (Основы образования) 3 долл. США/студент/год (стандарт образования) 5 долл. США/студент/год (Образование Плюс)	Бесплатно - 500 000 долларов США	• Скидки за объем: 5% для 100-499 лицензий • Скидки за объем: 10% для 500+ лицензий • Бесплатный уровень ограничен основными услугами
Microsoft 365 Бизнес	$60	$6,000,000	• 2023: Введено обновление цен дважды в год • 2025 (январь): Персональный от 6,99 до 9,99 долл. США в месяц (+43%) с Copilot AI • 2025 (апрель): увеличение на 5% годовых обязательств, выплачиваемых ежемесячно
Microsoft 365 Образование	Бесплатно (А1) 38–55 долл. США/факультет/год (A3) 65–96 долл. США/факультет/год (A5)	Бесплатно - 96 000 долларов США	• Студенческие лицензии часто входят в комплект закупок для преподавателей • Индивидуальное ценообразование посредством корпоративного лицензирования • Бесплатный уровень ограничен веб-версиями
Самостоятельно размещенный обмен	$45	$4,500,000	Расходы на текущее обслуживание и безопасность продолжают расти
Переслать эл. почту предприятия	Фиксированная ставка 250 долл. США/месяц	3000 долл. США/год	Никаких повышений цен с момента запуска

Реальная экономия на университете

Вот сколько ежегодно экономят наши университеты-партнеры, выбирая Forward Email вместо традиционных поставщиков услуг:

Университет	Количество выпускников	Годовая стоимость с Google	Годовая стоимость с пересылкой по электронной почте	Годовая экономия
Кембриджский университет	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Суортморский колледж	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Университет Тафтса	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
Мэрилендский университет	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

[!ПРИМЕЧАНИЕ] Обычно Forward Email Enterprise стоит всего 250 долларов в месяц, без дополнительных затрат на пользователя, с ограничениями по скорости API в белом списке, и единственной дополнительной платой является хранилище, если вам нужны дополнительные ГБ/ТБ для студентов (+3 доллара за каждые 10 ГБ дополнительного хранилища). Мы также используем SSD-накопители NVMe для быстрой поддержки IMAP/POP3/SMTP/CalDAV.

[!ВАЖНО] В отличие от Google и Microsoft, которые неоднократно повышали цены, интегрируя функции ИИ, анализирующие ваши данные, Forward Email сохраняет стабильные цены со строгим фокусом на конфиденциальности. Мы не используем ИИ, не отслеживаем шаблоны использования и не храним журналы или электронные письма на диске (вся обработка выполняется в памяти), обеспечивая полную конфиденциальность для ваших коммуникаций с выпускниками.

Это представляет собой значительное снижение затрат по сравнению с традиционными решениями по хостингу электронной почты — средства, которые университеты могут перенаправить на стипендии, исследования или другие критически важные для миссии мероприятия. Согласно анализу 2023 года, проведенному Email Vendor Selection, образовательные учреждения все чаще ищут экономически эффективные альтернативы традиционным поставщикам электронной почты, поскольку цены продолжают расти с интеграцией функций ИИ (Выбор поставщика электронной почты, 2023 г.).

предисловие

В конкурентной среде высшего образования поддержание связей с выпускниками на протяжении всей жизни — это не просто вопрос традиции, это стратегический императив. Один из наиболее ощутимых способов, с помощью которых университеты поддерживают эти связи, — это адреса электронной почты выпускников, предоставляющие выпускникам цифровую идентификацию, отражающую их академическое наследие.

В Forward Email мы сотрудничаем с некоторыми из самых престижных учебных заведений мира, чтобы произвести революцию в управлении службами электронной почты выпускников. Наше решение для пересылки электронной почты корпоративного уровня теперь поддерживает системы электронной почты выпускников для Кембриджский университет, Мэрилендский университет, Университет Тафтса, а также Суортморский колледж, которые в совокупности обслуживают тысячи выпускников по всему миру.

В этой записи блога рассказывается о том, как наши с открытым исходным кодомСлужба пересылки электронной почты, ориентированная на конфиденциальность, стала предпочтительным решением для этих учреждений, технические реализации, которые сделали это возможным, и преобразующее влияние, которое она оказала как на административную эффективность, так и на удовлетворенность выпускников.

Конкурс по электронной почте для выпускников университетов

Для университетов предоставление выпускникам пожизненных адресов электронной почты представляет собой уникальный набор проблем, с которыми традиционные решения электронной почты не могут эффективно справиться. Как отмечено в обширном обсуждении на ServerFault, университетам с большой базой пользователей требуются специализированные решения электронной почты, которые обеспечивают баланс производительности, безопасности и экономической эффективности (ServerFault, 2009).

Ценность идентификации выпускников по электронной почте

Адреса электронной почты выпускников (например, firstname.lastname@cl.cam.ac.uk или username@terpalum.umd.edu) выполняют несколько важных функций:

• Поддержание институциональных связей и идентичности бренда
• Содействие постоянной коммуникации с университетом
• Повышение профессиональной репутации выпускников
• Поддержка связей выпускников и создания сообщества
• Обеспечение стабильной, пожизненной точки контакта

Исследование Текаде (2020) подчеркивает, что образовательные адреса электронной почты предоставляют выпускникам многочисленные преимущества, включая доступ к академическим ресурсам, профессиональную репутацию и эксклюзивные скидки на различные услуги (Средний, 2020).

[!СОВЕТ] Посетите наш новый AlumniEmail.com каталог для всеобъемлющего ресурса по услугам электронной почты выпускников университетов, включая руководства по настройке, передовые практики и поисковый каталог доменов электронной почты выпускников. Он служит центральным хабом для всей информации об электронной почте выпускников.

Традиционные решения не оправдывают ожиданий

Традиционные системы электронной почты имеют ряд ограничений при применении к потребностям выпускников в электронной почте:

• Стоимость непомерно высока: Модели лицензирования по количеству пользователей становятся финансово несостоятельными для больших баз выпускников
• Административное бремя: Управление тысячами или миллионами счетов требует значительных ИТ-ресурсов
• Проблемы безопасности: Обеспечение безопасности неактивных аккаунтов увеличивает уязвимость
• Ограниченная гибкость: Жесткие системы не могут адаптироваться к уникальным потребностям пересылки электронной почты выпускников
• Вопросы конфиденциальности: Многие провайдеры сканируют содержимое электронной почты в рекламных целях

Обсуждение на Quora по поводу обслуживания университетской электронной почты показывает, что проблемы безопасности являются основной причиной, по которой университеты могут ограничивать или отменять адреса электронной почты выпускников, поскольку неиспользуемые учетные записи могут быть уязвимы для взлома и кражи личных данных (Quora, 2011).

Решение для пересылки электронной почты

Наш подход решает эти проблемы с помощью принципиально иной модели:

• Пересылка электронной почты вместо хостинга
• Фиксированная цена вместо оплаты за пользователя
• Архитектура с открытым исходным кодом для прозрачности и безопасности
• Дизайн, ориентированный на конфиденциальность, без сканирования контента
• Специализированные функции для управления идентификацией в университете

Техническая реализация: как это работает

Наше решение использует сложную, но в то же время элегантно простую техническую архитектуру для обеспечения надежной и безопасной пересылки электронной почты в любом масштабе.

Основная архитектура

Система пересылки электронной почты состоит из нескольких ключевых компонентов:

• Распределенные MX-серверы для высокой доступности
• Пересылка в режиме реального времени без хранения сообщений
• Комплексная аутентификация электронной почты
• Поддержка пользовательских доменов и поддоменов
• Управление учетными записями с помощью API

По мнению ИТ-специалистов на сайте ServerFault, для университетов, стремящихся внедрить собственные решения для электронной почты, Postfix рекомендуется как лучший агент пересылки почты (MTA), в то время как Courier или Dovecot являются предпочтительными для доступа по протоколам IMAP/POP3 (ServerFault, 2009). Однако наше решение устраняет необходимость для университетов самостоятельно управлять этими сложными системами.

Интеграция с университетскими системами

Мы разработали пути бесшовной интеграции с существующей университетской инфраструктурой:

• Аутентификация SSO через поставщиков университетских удостоверений
• Автоматизированное предоставление через RESTful-API интеграция
• Индивидуальные возможности брендинга для университетских порталов
• Гибкое управление псевдонимами для отделов и организаций
• Пакетные операции для эффективного администрирования

Управление на основе API

Наш RESTful-API позволяет университетам автоматизировать управление электронной почтой:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

Конфигурация и проверка DNS

Правильная конфигурация DNS имеет решающее значение для доставки электронной почты. Наша команда помогает с:

• DNS конфигурация, включая записи MX
• Комплексная реализация безопасности электронной почты с использованием нашего программного обеспечения с открытым исходным кодом mailauth пакет, швейцарский армейский нож для аутентификации электронной почты, который обрабатывает:
  • SPF (Sender Policy Framework) для предотвращения подделки электронной почты
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) для аутентификации электронной почты
  • DMARC (Аутентификация сообщений на основе домена, отчетность и соответствие) для обеспечения соблюдения политик
  • MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) для обеспечения шифрования TLS
  • ARC (Аутентифицированная полученная цепочка) для поддержания аутентификации при пересылке сообщений
  • SRS (Схема перезаписи отправителя) для сохранения проверки SPF при пересылке
  • BIMI (Индикаторы бренда для идентификации сообщений) для отображения логотипа в поддерживаемых почтовых клиентах
• Проверка записи DNS TXT для права собственности на домен

mailauth упаковка (http://npmjs.com/package/mailauth) — это полностью открытое решение, которое обрабатывает все аспекты аутентификации электронной почты в одной интегрированной библиотеке. В отличие от фирменных решений, этот подход обеспечивает прозрачность, регулярные обновления безопасности и полный контроль над процессом аутентификации электронной почты.

Тестирование и контроль качества

Перед полным развертыванием мы проводим тщательное тестирование:

• Тестирование сквозной доставки электронной почты
• Нагрузочное тестирование для сценариев с большим объемом данных
• Тестирование на проникновение в систему безопасности
• Проверка интеграции API
• Тестирование пользовательского восприятия с участием представителей выпускников

Сроки реализации

gantt
    title University Email Implementation Timeline
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Planning
    Initial Consultation           :a1, 2025-01-01, 14d
    Requirements Gathering         :a2, after a1, 14d
    Solution Design                :a3, after a2, 21d
    section Implementation
    DNS Configuration              :b1, after a3, 7d
    API Integration                :b2, after a3, 21d
    SSO Setup                      :b3, after a3, 14d
    section Testing
    Security Testing               :c1, after b1 b2 b3, 14d
    User Acceptance Testing        :c2, after c1, 14d
    section Deployment
    Pilot Group Deployment         :d1, after c2, 14d
    Full Rollout                   :d2, after d1, 21d
    section Support
    Ongoing Maintenance            :e1, after d2, 365d

Процесс внедрения: от миграции до обслуживания

Наш структурированный процесс внедрения обеспечивает плавный переход университетов на наше решение.

Первоначальная оценка и планирование

Мы начинаем с комплексной оценки текущей системы электронной почты университета, базы данных выпускников и технических требований. Эта фаза включает:

• Интервью с заинтересованными сторонами из ИТ-отдела, отдела по связям с выпускниками и администрации
• Технический аудит существующей инфраструктуры электронной почты
• Картографирование данных для записей выпускников
• Обзор безопасности и соответствия
• Хронология проекта и основные этапы разработки

Стратегия миграции

На основе оценки мы разрабатываем индивидуальную стратегию миграции, которая сводит к минимуму сбои и обеспечивает полную целостность данных:

• Поэтапный подход к миграции выпускников
• Параллельная работа систем во время перехода
• Комплексные протоколы проверки данных
• Резервные процедуры для решения любых проблем с миграцией
• Четкий план коммуникации для всех заинтересованных сторон

Техническая настройка и конфигурация

Наша техническая команда занимается всеми аспектами настройки системы:

• Конфигурация и проверка DNS
• Интеграция API с университетскими системами
• Реализация единого входа с поставщиками удостоверений
• Разработка индивидуального портала с брендингом университета
• Настройка аутентификации электронной почты (SPF, DKIM, DMARC)

Проектирование пользовательского опыта

Мы тесно сотрудничаем с университетами для создания интуитивно понятных интерфейсов как для администраторов, так и для выпускников:

• Порталы электронной почты для выпускников с индивидуальным брендом
• Упрощенное управление пересылкой электронной почты
• Адаптивный дизайн для мобильных устройств
• Соответствие требованиям доступности
• Многоязыковая поддержка при необходимости

Обучение и документация

Комплексное обучение гарантирует, что все заинтересованные стороны смогут эффективно использовать систему:

• Учебные сессии для администраторов
• Техническая документация для ИТ-персонала
• Руководства пользователя для выпускников
• Видеоуроки по общим задачам
• Развитие базы знаний

Постоянная поддержка и оптимизация

Наше партнерство продолжается и после реализации:

• Круглосуточная техническая поддержка
• Регулярные обновления системы и исправления безопасности
• Мониторинг и оптимизация производительности
• Консультации по лучшим практикам работы с электронной почтой
• Аналитика данных и отчетность

Пример из практики: Кембриджский университет

Кембриджский университет искал решение, позволяющее предоставить выпускникам адреса электронной почты @cam.ac.uk, одновременно сократив накладные расходы и затраты на ИТ.

Испытание

Кембридж столкнулся с рядом проблем в предыдущей системе электронной почты выпускников:

• Высокие эксплуатационные расходы на поддержание отдельной инфраструктуры электронной почты
• Административная нагрузка по управлению тысячами счетов
• Проблемы безопасности с неактивными аккаунтами
• Ограниченная интеграция с системами баз данных выпускников
• Растущие требования к хранению

Решение

Forward Email реализовал комплексное решение:

• Пересылка электронной почты на все адреса выпускников @cam.ac.uk
• Портал с индивидуальным брендом для самообслуживания выпускников
• Интеграция API с базой данных выпускников Кембриджа
• Аутентификация SSO с учетными данными Кембриджа
• Комплексная реализация безопасности электронной почты

Результаты

Внедрение принесло значительные преимущества:

• Существенное снижение затрат по сравнению с предыдущим решением
• Надежность доставки электронной почты 99,9%
• Упрощенное администрирование за счет автоматизации
• Повышенная безопасность с современной аутентификацией электронной почты
• Положительные отзывы выпускников об удобстве использования системы

Преимущества для университетов и выпускников

Наше решение обеспечивает ощутимые преимущества как для учебных заведений, так и для их выпускников.

Для университетов

• Эффективность затрат: Фиксированная цена независимо от количества выпускников
• Простота администрирования: Автоматизированное управление через API
• Повышенная безопасность: Комплексная аутентификация электронной почты
• Последовательность бренда: Пожизненные институциональные адреса электронной почты
• Взаимодействие с выпускниками: Укрепление связей посредством постоянного обслуживания

По данным BulkSignature (2023), платформы электронной почты для образовательных учреждений предлагают значительные преимущества, включая экономическую эффективность за счет бесплатных или недорогих планов, эффективность использования времени за счет возможностей массовой коммуникации и функций отслеживания для мониторинга доставки и взаимодействия с электронной почтой (Массовая подпись, 2023).

Для выпускников

• Профессиональная идентичность: Престижный адрес электронной почты университета
• Непрерывность электронной почты: Переслать на любой личный адрес электронной почты
• Защита конфиденциальности: Никакого сканирования контента или интеллектуального анализа данных.
• Упрощенное управление: Простые обновления получателей
• Повышенная безопасность: Современная аутентификация электронной почты

Исследование Международного журнала исследований в области образования и грамотности подчеркивает важность правильного общения по электронной почте в академической среде, отмечая, что грамотность в использовании электронной почты является важнейшим навыком как для студентов, так и для выпускников в профессиональных контекстах (IJELS, 2021).

Уровень усыновления среди выпускников

Университеты сообщают о высоких показателях принятия и удовлетворенности среди своих выпускников.

Экономия средств по сравнению с предыдущими решениями

Финансовый эффект оказался существенным: университеты сообщили о существенной экономии средств по сравнению с предыдущими решениями для электронной почты.

Вопросы безопасности и конфиденциальности

Для образовательных учреждений защита данных выпускников — это не просто хорошая практика, но и зачастую юридическое требование в соответствии с такими нормативными актами, как GDPR в Европе.

Меры защиты данных

Наше решение включает в себя несколько уровней безопасности:

• Сквозное шифрование всего трафика электронной почты
• На наших серверах не хранится содержимое электронной почты.
• Регулярные аудиты безопасности и тестирование на проникновение
• Соответствие международным стандартам защиты данных
• Прозрачный открытый исходный код для проверки безопасности

[!ВНИМАНИЕ] Многие поставщики услуг электронной почты сканируют содержимое электронной почты в рекламных целях или для обучения моделей искусственного интеллекта. Такая практика вызывает серьезные опасения по поводу конфиденциальности, особенно в профессиональных и академических коммуникациях. Forward Email никогда не сканирует содержимое электронной почты и обрабатывает все письма в памяти, чтобы обеспечить полную конфиденциальность.

Структура соответствия

Мы строго соблюдаем соответствующие правила:

• Соблюдение GDPR для европейских институтов
• Сертификация SOC 2 Тип II
• Ежегодная оценка безопасности
• Соглашение об обработке данных (DPA) доступно по адресу forwardemail.net/dpa
• Регулярные обновления по мере развития правил

Будущие разработки

Мы продолжаем совершенствовать наше решение для электронной почты выпускников, добавляя новые функции и возможности:

• Расширенная аналитика для администраторов университетов
• Расширенная защита от фишинга
• Расширенные возможности API для более глубокой интеграции
• Дополнительные возможности аутентификации

Заключение

Пересылка электронной почты произвела революцию в том, как университеты предоставляют и управляют службами электронной почты выпускников. Заменив дорогостоящий, сложный хостинг электронной почты на элегантную, безопасную пересылку электронной почты, мы позволили учреждениям предлагать пожизненные адреса электронной почты всем выпускникам, при этом значительно сократив расходы и административные издержки.

Наши партнерства с престижными учреждениями, такими как Кембридж, Мэриленд, Тафтс и Суортмор, демонстрируют эффективность нашего подхода в различных образовательных средах. Поскольку университеты сталкиваются с растущим давлением, связанным с необходимостью поддерживать связи с выпускниками, контролируя при этом расходы, наше решение предлагает убедительную альтернативу традиционным системам электронной почты.

flowchart LR
    A[University Systems] -->|API Integration| B[Forward Email]
    B -->|Email Forwarding| C[Alumni Recipients]
    C -->|Replies| D[Email Servers]
    D -->|Delivery| E[Original Recipients]
    F[Alumni Portal] -->|Management| B
    A -->|SSO Authentication| F

Для университетов, заинтересованных в изучении того, как Forward Email может преобразовать их службы электронной почты для выпускников, свяжитесь с нашей командой по адресу support@forwardemail.net или посетите forwardemail.net чтобы узнать больше о наших корпоративных решениях.