Case Study: How Forward Email Powers Alumni Email Solutions for Top Universities

Hemos creado el servicio de reenvío de correo electrónico más seguro, privado y flexible del mundo para universidades prestigiosas y sus ex alumnos.

Ahorros de costes drásticos con precios estables

Los beneficios financieros de nuestra solución son sustanciales, especialmente cuando se comparan con los precios en constante aumento de los proveedores de correo electrónico tradicionales:

Solución	Costo por exalumno (anual)	Costo para 100.000 exalumnos	Aumentos recientes de precios
Google Workspace para empresas	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic de $5 a $6/mes (+20%) • 2023: Los planes flexibles aumentaron un 20% • 2025: Business Plus de $18 a $26,40/mes (+47%) con funciones de IA
Google Workspace para la educación	Gratis (Fundamentos de la educación) $3/estudiante/año (Estándar Educativo) $5/estudiante/año (Educación Plus)	Gratis - $500,000	• Descuentos por volumen: 5% para 100-499 licencias • Descuentos por volumen: 10% para más de 500 licencias • Nivel gratuito limitado a los servicios principales
Microsoft 365 Empresa	$60	$6,000,000	• 2023: Se introdujeron actualizaciones de precios semestrales • 2025 (enero): Personal de $6,99 a $9,99/mes (+43%) con Copilot AI • 2025 (abr.): aumento del 5% en los compromisos anuales pagados mensualmente
Microsoft 365 Educación	Gratis (A1) $38-55/facultad/año (A3) $65-96/facultad/año (A5)	Gratis - $96,000	• Las licencias para estudiantes a menudo se incluyen con las compras para la facultad. • Precios personalizados a través de licencias por volumen • Nivel gratuito limitado a versiones web
Exchange autoalojado	$45	$4,500,000	Los costos de mantenimiento y seguridad continúan aumentando
Reenvío de correo electrónico empresarial	Fijo $250/mes	$3,000/año	Sin aumentos de precios desde el lanzamiento

Ahorros universitarios en el mundo real

Esto es lo que ahorran anualmente nuestras universidades asociadas al elegir Forward Email en lugar de los proveedores tradicionales:

Universidad	Recuento de exalumnos	Costo anual con Google	Costo anual con reenvío de correo electrónico	Ahorro anual
Universidad de Cambridge	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Universidad Swarthmore	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Universidad de Tufts	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
Universidad de Maryland	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

[!NOTA] Forward Email Enterprise suele tener un costo de solo $250 al mes, sin costo adicional por usuario, con limitaciones de velocidad de API permitidas y el único costo adicional es el almacenamiento si necesita GB/TB adicionales para estudiantes (+$3 por cada 10 GB de almacenamiento adicional). También utilizamos unidades SSD NVMe para una rápida compatibilidad con IMAP/POP3/SMTP/CalDAV.

[!IMPORTANTE] A diferencia de Google y Microsoft, que han aumentado repetidamente sus precios al integrar funciones de IA que analizan sus datos, Forward Email mantiene precios estables con un estricto enfoque en la privacidad. No utilizamos IA, no rastreamos patrones de uso ni almacenamos registros ni correos electrónicos en disco (todo el procesamiento se realiza en memoria), lo que garantiza la total privacidad de sus comunicaciones con exalumnos.

Esto representa una reducción significativa de costos en comparación con las soluciones tradicionales de alojamiento de correo electrónico: fondos que las universidades pueden redirigir a becas, investigación u otras actividades esenciales. Según un análisis de 2023 de Email Vendor Selection, las instituciones educativas buscan cada vez más alternativas rentables a los proveedores de correo electrónico tradicionales, ya que los precios siguen aumentando con la integración de funciones de IA.Selección de proveedores de correo electrónico, 2023).

Prefacio

En el competitivo panorama de la educación superior, mantener vínculos permanentes con los exalumnos no es solo una cuestión de tradición, sino un imperativo estratégico. Una de las maneras más tangibles en que las universidades fomentan estos vínculos es a través de las direcciones de correo electrónico de exalumnos, que proporcionan a los graduados una identidad digital que refleja su trayectoria académica.

En Forward Email, nos hemos asociado con algunas de las instituciones educativas más prestigiosas del mundo para revolucionar la gestión de los servicios de correo electrónico para exalumnos. Nuestra solución de reenvío de correo electrónico de nivel empresarial ahora impulsa los sistemas de correo electrónico para exalumnos. Universidad de Cambridge, el Universidad de Maryland, Universidad de Tufts, y Universidad Swarthmore, sirviendo colectivamente a miles de exalumnos en todo el mundo.

Esta entrada de blog explora cómo nuestro código abiertoEl servicio de reenvío de correo electrónico centrado en la privacidad se ha convertido en la solución preferida de estas instituciones, las implementaciones técnicas que lo hacen posible y el impacto transformador que ha tenido tanto en la eficiencia administrativa como en la satisfacción de los ex alumnos.

El desafío del correo electrónico de exalumnos universitarios

Para las universidades, proporcionar direcciones de correo electrónico vitalicias a exalumnos presenta un conjunto único de desafíos que las soluciones de correo electrónico tradicionales tienen dificultades para abordar eficazmente. Como se señaló en un debate exhaustivo en ServerFault, las universidades con una gran base de usuarios requieren soluciones de correo electrónico especializadas que equilibren rendimiento, seguridad y rentabilidad.Fallo del servidor, 2009).

El valor de la identidad de correo electrónico de los exalumnos

Direcciones de correo electrónico de exalumnos (como firstname.lastname@cl.cam.ac.uk o username@terpalum.umd.edu) cumplen múltiples funciones importantes:

• Mantener la conexión institucional y la identidad de marca
• Facilitar la comunicación continua con la universidad
• Mejorar la credibilidad profesional de los graduados
• Apoyando la creación de redes de exalumnos y la construcción de comunidades
• Proporcionar un punto de contacto estable y de por vida

La investigación de Tekade (2020) destaca que las direcciones de correo electrónico educativas brindan numerosos beneficios a los exalumnos, incluido el acceso a recursos académicos, credibilidad profesional y descuentos exclusivos en diversos servicios (Medium, 2020).

[!TIP] Visita nuestro nuevo AlumniEmail.com Directorio con un recurso completo sobre servicios de correo electrónico para exalumnos universitarios, que incluye guías de configuración, mejores prácticas y un directorio con función de búsqueda de dominios de correo electrónico para exalumnos. Sirve como centro central para toda la información de correo electrónico de exalumnos.

Las soluciones tradicionales se quedan cortas

Los sistemas de correo electrónico convencionales presentan varias limitaciones cuando se aplican a las necesidades de correo electrónico de los exalumnos:

• Costo prohibitivoLos modelos de licencias por usuario se vuelven financieramente insostenibles para grandes bases de exalumnos.
• Carga administrativa:Administrar miles o millones de cuentas requiere importantes recursos de TI.
• Preocupaciones de seguridadMantener la seguridad de las cuentas inactivas aumenta la vulnerabilidad
• Flexibilidad limitadaLos sistemas rígidos no pueden adaptarse a las necesidades únicas de reenvío de correo electrónico de exalumnos.
• Problemas de privacidad:Muchos proveedores escanean el contenido del correo electrónico con fines publicitarios.

Una discusión en Quora sobre el mantenimiento del correo electrónico universitario revela que las preocupaciones de seguridad son una de las principales razones por las que las universidades podrían limitar o cancelar las direcciones de correo electrónico de los exalumnos, ya que las cuentas no utilizadas pueden ser vulnerables a la piratería y al robo de identidad.Quora, 2011).

La solución de reenvío de correo electrónico

Nuestro enfoque aborda estos desafíos a través de un modelo fundamentalmente diferente:

• Reenvío de correo electrónico en lugar de alojamiento
• Precios fijos en lugar de costos por usuario
• Arquitectura de código abierto para transparencia y seguridad
• Diseño que prioriza la privacidad sin escaneo de contenido
• Funciones especializadas para la gestión de identidad universitaria

Implementación técnica: cómo funciona

Nuestra solución aprovecha una arquitectura técnica sofisticada pero elegantemente simple para brindar un reenvío de correo electrónico confiable y seguro a escala.

Arquitectura central

El sistema de reenvío de correo electrónico consta de varios componentes clave:

• Servidores MX distribuidos para alta disponibilidad
• Reenvío en tiempo real sin almacenamiento de mensajes
• Autenticación integral de correo electrónico
• Compatibilidad con dominios y subdominios personalizados
• Gestión de cuentas basada en API

Según los profesionales de TI en ServerFault, para las universidades que buscan implementar sus propias soluciones de correo electrónico, se recomienda Postfix como el mejor agente de transferencia de correo (MTA), mientras que Courier o Dovecot son los preferidos para el acceso IMAP/POP3.Fallo del servidor, 2009). Sin embargo, nuestra solución elimina la necesidad de que las universidades gestionen por sí mismas estos sistemas complejos.

Integración con los sistemas universitarios

Hemos desarrollado vías de integración perfecta con la infraestructura universitaria existente:

• Autenticación SSO a través de proveedores de identidad universitarios
• Aprovisionamiento automatizado a través de API RESTful integración
• Opciones de marca personalizadas para portales universitarios
• Gestión flexible de alias para departamentos y organizaciones
• Operaciones por lotes para una administración eficiente

Gestión basada en API

Nuestro API RESTful permite a las universidades automatizar la gestión del correo electrónico:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

Configuración y verificación de DNS

Una configuración correcta del DNS es fundamental para la entrega de correo electrónico. Nuestro equipo le ayuda con:

• DNS configuración incluyendo registros MX
• Implementación integral de seguridad de correo electrónico utilizando nuestro código abierto autenticación de correo paquete, una navaja suiza para la autenticación de correo electrónico que gestiona:
  • SPF (Marco de políticas del remitente) para evitar la suplantación de correo electrónico
  • DKIM (Correo identificado con claves de dominio) para la autenticación de correo electrónico
  • DMARC (Autenticación, informes y conformidad de mensajes basados en dominios) para la aplicación de políticas
  • MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) para aplicar el cifrado TLS
  • ARC (Cadena recibida autenticada) para mantener la autenticación cuando se reenvían mensajes
  • SRS (Esquema de reescritura del remitente) para preservar la validación de SPF mediante el reenvío
  • BIMI (Indicadores de marca para la identificación de mensajes) para la visualización del logotipo en clientes de correo electrónico compatibles
• Verificación de registros TXT de DNS para la propiedad del dominio

El mailauth paquete (http://npmjs.com/package/mailauth) es la solución completamente de código abierto que gestiona todos los aspectos de la autenticación de correo electrónico en una biblioteca integrada. A diferencia de las soluciones propietarias, este enfoque garantiza transparencia, actualizaciones de seguridad periódicas y control total sobre el proceso de autenticación de correo electrónico.

Pruebas y garantía de calidad

Antes de la implementación completa, realizamos pruebas rigurosas:

• Pruebas de entrega de correo electrónico de extremo a extremo
• Pruebas de carga para escenarios de gran volumen
• Pruebas de penetración de seguridad
• Validación de la integración de API
• Pruebas de aceptación de usuarios con representantes de exalumnos

Cronograma de implementación

gantt
    title University Email Implementation Timeline
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Planning
    Initial Consultation           :a1, 2025-01-01, 14d
    Requirements Gathering         :a2, after a1, 14d
    Solution Design                :a3, after a2, 21d
    section Implementation
    DNS Configuration              :b1, after a3, 7d
    API Integration                :b2, after a3, 21d
    SSO Setup                      :b3, after a3, 14d
    section Testing
    Security Testing               :c1, after b1 b2 b3, 14d
    User Acceptance Testing        :c2, after c1, 14d
    section Deployment
    Pilot Group Deployment         :d1, after c2, 14d
    Full Rollout                   :d2, after d1, 21d
    section Support
    Ongoing Maintenance            :e1, after d2, 365d

Proceso de implementación: de la migración al mantenimiento

Nuestro proceso de implementación estructurado garantiza una transición sin problemas para las universidades que adoptan nuestra solución.

Evaluación inicial y planificación

Comenzamos con una evaluación exhaustiva del sistema de correo electrónico actual de la universidad, la base de datos de exalumnos y los requisitos técnicos. Esta fase incluye:

• Entrevistas con las partes interesadas de TI, relaciones con exalumnos y administración
• Auditoría técnica de la infraestructura de correo electrónico existente
• Mapeo de datos para registros de exalumnos
• Revisión de seguridad y cumplimiento
• Cronograma del proyecto y desarrollo de hitos

Estrategia de migración

Con base en la evaluación, desarrollamos una estrategia de migración personalizada que minimiza las interrupciones y al mismo tiempo garantiza la integridad completa de los datos:

• Enfoque de migración gradual por cohortes de exalumnos
• Operación de sistemas paralelos durante la transición
• Protocolos integrales de validación de datos
• Procedimientos alternativos para cualquier problema de migración
• Plan de comunicación claro para todas las partes interesadas

Configuración y configuración técnica

Nuestro equipo técnico se encarga de todos los aspectos de la configuración del sistema:

• Configuración y verificación de DNS
• Integración de API con sistemas universitarios
• Implementación de SSO con proveedores de identidad
• Desarrollo de portal personalizado con marca universitaria
• Configuración de autenticación de correo electrónico (SPF, DKIM, DMARC)

Diseño de experiencia de usuario

Trabajamos en estrecha colaboración con universidades para crear interfaces intuitivas tanto para administradores como para exalumnos:

• Portales de correo electrónico para exalumnos con marca personalizada
• Gestión simplificada del reenvío de correo electrónico
• Diseños adaptables a dispositivos móviles
• Cumplimiento de accesibilidad
• Soporte multilingüe donde sea necesario

Capacitación y documentación

Una formación integral garantiza que todos los interesados puedan utilizar el sistema eficazmente:

• Sesiones de capacitación para administradores
• Documentación técnica para el personal de TI
• Guías de usuario para antiguos alumnos
• Tutoriales en vídeo para tareas comunes
• Desarrollo de la base de conocimientos

Soporte y optimización continuos

Nuestra asociación continúa mucho más allá de la implementación:

• Soporte técnico 24/7
• Actualizaciones periódicas del sistema y parches de seguridad
• Monitoreo y optimización del rendimiento
• Consulta sobre las mejores prácticas en el correo electrónico
• Análisis de datos e informes

Estudio de caso: Universidad de Cambridge

La Universidad de Cambridge buscó una solución para proporcionar direcciones de correo electrónico @cam.ac.uk a los ex alumnos y, al mismo tiempo, reducir los costos y gastos generales de TI.

Desafío

Cambridge enfrentó varios desafíos con su anterior sistema de correo electrónico para exalumnos:

• Altos costos operativos para mantener una infraestructura de correo electrónico separada
• Carga administrativa de gestionar miles de cuentas
• Preocupaciones de seguridad con cuentas inactivas
• Integración limitada con los sistemas de bases de datos de exalumnos
• Aumento de los requisitos de almacenamiento

Solución

Forward Email implementó una solución integral:

• Reenvío de correo electrónico para todas las direcciones de exalumnos @cam.ac.uk
• Portal de autoservicio con marca personalizada para exalumnos
• Integración de API con la base de datos de antiguos alumnos de Cambridge
• Autenticación SSO con credenciales de Cambridge
• Implementación integral de seguridad de correo electrónico

Resultados

La implementación generó beneficios significativos:

• Reducción sustancial de costes en comparación con la solución anterior
• 99,9% de fiabilidad en la entrega de correo electrónico
• Administración simplificada mediante la automatización
• Seguridad mejorada con autenticación de correo electrónico moderna
• Comentarios positivos de los exalumnos sobre la usabilidad del sistema

Beneficios para Universidades y Exalumnos

Nuestra solución ofrece beneficios tangibles tanto para las instituciones como para sus graduados.

Para universidades

• Eficiencia de costos:Precios fijos independientemente del número de exalumnos
• Simplicidad administrativa:Gestión automatizada mediante API
• Seguridad mejorada: Autenticación integral de correo electrónico
• Consistencia de marca:Direcciones de correo electrónico institucionales de por vida
• Participación de los exalumnos:Conexiones fortalecidas a través del servicio continuo

Según BulkSignature (2023), las plataformas de correo electrónico para instituciones educativas ofrecen beneficios significativos, incluida la rentabilidad a través de planes gratuitos o de bajo costo, la eficiencia del tiempo a través de capacidades de comunicación masiva y funciones de seguimiento para monitorear la entrega y la participación del correo electrónico.Firma masiva, 2023).

Para exalumnos

• Identidad profesional:Dirección de correo electrónico de una prestigiosa universidad
• Continuidad del correo electrónico:Reenviar a cualquier correo electrónico personal
• Protección de la privacidad:Sin escaneo de contenido ni minería de datos
• Gestión simplificada:Actualizaciones fáciles de destinatarios
• Seguridad mejorada: Autenticación de correo electrónico moderna

Una investigación del International Journal of Education & Literacy Studies destaca la importancia de una comunicación adecuada por correo electrónico en entornos académicos y señala que la alfabetización por correo electrónico es una habilidad crucial tanto para estudiantes como para exalumnos en contextos profesionales.IJELS, 2021).

Tasas de adopción entre los exalumnos

Las universidades reportan altos índices de adopción y satisfacción entre sus comunidades de ex alumnos.

Ahorro de costes en comparación con soluciones anteriores

El impacto financiero ha sido sustancial y las universidades han informado de importantes ahorros de costes en comparación con sus soluciones de correo electrónico anteriores.

Consideraciones de seguridad y privacidad

Para las instituciones educativas, proteger los datos de los ex alumnos no es solo una buena práctica: a menudo es un requisito legal según regulaciones como el RGPD en Europa.

Medidas de protección de datos

Nuestra solución incorpora múltiples capas de seguridad:

• Cifrado de extremo a extremo para todo el tráfico de correo electrónico
• No se almacena el contenido del correo electrónico en nuestros servidores
• Auditorías de seguridad periódicas y pruebas de penetración
• Cumplimiento de los estándares internacionales de protección de datos
• Código transparente y de código abierto para verificación de seguridad

[!ADVERTENCIA] Muchos proveedores de correo electrónico escanean el contenido con fines publicitarios o para entrenar modelos de IA. Esta práctica plantea serias preocupaciones sobre la privacidad, especialmente en las comunicaciones profesionales y académicas. Forward Email nunca escanea el contenido y procesa todos los correos electrónicos en memoria para garantizar la privacidad total.

Marco de cumplimiento

Mantenemos un estricto cumplimiento con las regulaciones pertinentes:

• Cumplimiento del RGPD para las instituciones europeas
• Certificación SOC 2 Tipo II
• Evaluaciones de seguridad anuales
• Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) disponible en forwardemail.net/dpa
• Actualizaciones periódicas de cumplimiento a medida que evolucionan las regulaciones

Desarrollos futuros

Seguimos mejorando nuestra solución de correo electrónico para exalumnos con nuevas características y capacidades:

• Análisis mejorados para administradores universitarios
• Protecciones antiphishing avanzadas
• Capacidades API ampliadas para una integración más profunda
• Opciones de autenticación adicionales

Conclusión

Forward Email ha revolucionado la forma en que las universidades ofrecen y gestionan los servicios de correo electrónico para exalumnos. Al sustituir el costoso y complejo servicio de alojamiento de correo electrónico por un reenvío elegante y seguro, hemos permitido a las instituciones ofrecer direcciones de correo electrónico vitalicias a todos los exalumnos, reduciendo drásticamente los costes y la carga administrativa.

Nuestras alianzas con prestigiosas instituciones como Cambridge, Maryland, Tufts y Swarthmore demuestran la eficacia de nuestro enfoque en diversos entornos educativos. Ante la creciente presión que enfrentan las universidades para mantener la conexión con sus exalumnos y, al mismo tiempo, controlar los costos, nuestra solución ofrece una alternativa atractiva a los sistemas de correo electrónico tradicionales.

flowchart LR
    A[University Systems] -->|API Integration| B[Forward Email]
    B -->|Email Forwarding| C[Alumni Recipients]
    C -->|Replies| D[Email Servers]
    D -->|Delivery| E[Original Recipients]
    F[Alumni Portal] -->|Management| B
    A -->|SSO Authentication| F

Para las universidades interesadas en explorar cómo Forward Email puede transformar sus servicios de correo electrónico para exalumnos, comuníquese con nuestro equipo en support@forwardemail.net o visite forwardemail.net para conocer más sobre nuestras soluciones empresariales.