Případová studie: Jak předávání e-mailů umožňuje absolventům e-mailová řešení pro nejlepší univerzity

Pro prestižní univerzity a jejich absolventy jsme vybudovali celosvětově nejbezpečnější, soukromou a flexibilní službu přeposílání e-mailů.

Dramatické úspory nákladů se stabilními cenami

Finanční přínosy našeho řešení jsou značné, zejména ve srovnání s neustále rostoucími cenami tradičních poskytovatelů e-mailů:

Řešení	Cena za absolventa (roční)	Náklady na 100 000 absolventů	Nedávné zvýšení cen
Google Workspace pro firmy	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic od 5 do 6 $ měsíčně (+20 %) • 2023: Flexibilní plány vzrostly o 20 % • 2025: Business Plus z 18 $ na 26,40 $ měsíčně (+47 %) s funkcemi AI
Google Workspace for Education	Zdarma (Základy vzdělávání) 3 $/student/rok (standardní vzdělání) 5 $/student/rok (Education Plus)	Zdarma - 500 000 $	• Množstevní slevy: 5 % pro 100-499 licencí • Množstevní slevy: 10 % pro 500+ licencí • Bezplatná úroveň omezená na základní služby
Microsoft 365 Business	$60	$6,000,000	• 2023: Zavedeny aktualizace cen dvakrát ročně • 2025 (leden): Osobní od 6,99 USD do 9,99 USD měsíčně (+43 %) s Copilot AI • 2025 (duben): 5% nárůst ročních závazků placených měsíčně
Microsoft 365 Education	Zdarma (A1) 38–55 $/fakulta/rok (A3) 65–96 $/fakulta/rok (A5)	Zdarma - 96 000 $	• Studentské licence jsou často součástí fakultních nákupů • Vlastní tvorba cen prostřednictvím multilicencí • Bezplatná úroveň omezená na webové verze
Samoobslužná burza	$45	$4,500,000	Náklady na průběžnou údržbu a zabezpečení stále rostou
Předat e-mail Enterprise	Pevně 250 $ měsíčně	3 000 $/rok	Od uvedení na trh nedošlo k žádnému zvýšení ceny

Univerzitní úspory v reálném světě

Zde je částka, kterou naše partnerské univerzity ročně ušetří, když zvolí Forward Email před tradičními poskytovateli:

Univerzita	Alumni hrabě	Roční náklady s Googlem	Roční náklady s přeposláním e-mailu	Roční úspory
University of Cambridge	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Swarthmore College	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Tuftsova univerzita	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
University of Maryland	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

[!POZNÁMKA] Forward Email Enterprise obvykle stojí pouze 250 $ měsíčně, bez dalších nákladů na uživatele, povolená omezení rychlosti API a jediným dodatečným nákladem je úložiště, pokud potřebujete další GB/TB pro studenty (+ 3 $ za 10 GB dalšího úložiště). Pro rychlou podporu IMAP/POP3/SMTP/CalDAV používáme také NVMe SSD disky.

[!DŮLEŽITÉ] Na rozdíl od společností Google a Microsoft, které opakovaně zvýšily své ceny a zároveň integrovaly funkce AI, které analyzují vaše data, Forward Email udržuje stabilní ceny s přísným zaměřením na ochranu soukromí. Nepoužíváme AI, nesledujeme vzorce používání a neukládáme protokoly ani e-maily na disk (veškeré zpracování probíhá v paměti), abychom zajistili naprosté soukromí pro vaši komunikaci absolventů.

To představuje výrazné snížení nákladů ve srovnání s tradičními řešeními pro hostování e-mailů – prostředky, které mohou univerzity přesměrovat na stipendia, výzkum nebo jiné kritické aktivity. Podle analýzy společnosti Email Vendor Selection z roku 2023 hledají vzdělávací instituce stále více nákladově efektivní alternativy k tradičním poskytovatelům e-mailů, protože ceny stále rostou s integrací funkcí AI (Výběr dodavatele e-mailu, 2023).

Předmluva

V konkurenčním prostředí vysokoškolského vzdělávání není udržování celoživotního spojení s absolventy jen záležitostí tradice – je to strategický imperativ. Jedním z nejhmatatelnějších způsobů, jak univerzity podporují tato spojení, jsou e-mailové adresy absolventů, které absolventům poskytují digitální identitu, která odráží jejich akademické dědictví.

Ve Forward Email jsme se spojili s některými z nejprestižnějších světových vzdělávacích institucí, abychom změnili způsob, jakým spravují e-mailové služby pro absolventy. Naše podnikové řešení pro přeposílání e-mailů nyní pohání e-mailové systémy pro absolventy University of Cambridge, University of Maryland, Tuftsova univerzitaa Swarthmore College, společně sloužící tisícům absolventů po celém světě.

Tento blogový příspěvek zkoumá, jak naše open-sourceSlužba přeposílání e-mailů zaměřená na soukromí se pro tyto instituce stala preferovaným řešením, technickými implementacemi, které to umožňují, a transformačním dopadem, který má jak na administrativní efektivitu, tak na spokojenost absolventů.

E-mailová výzva pro absolventy univerzity

Pro univerzity představuje poskytování celoživotních e-mailových adres absolventům jedinečnou sadu výzev, které tradiční e-mailová řešení obtížně řeší efektivně. Jak bylo uvedeno v obsáhlé diskusi o ServerFault, univerzity s velkou uživatelskou základnou vyžadují specializovaná e-mailová řešení, která vyvažují výkon, zabezpečení a nákladovou efektivitu (ServerFault, 2009).

Hodnota e-mailové identity absolventů

E-mailové adresy absolventů (např firstname.lastname@cl.cam.ac.uk nebo username@terpalum.umd.edu) plní několik důležitých funkcí:

• Udržování institucionálního spojení a identity značky
• Usnadnění průběžné komunikace s univerzitou
• Zvyšování profesní důvěryhodnosti pro absolventy
• Podpora networkingu absolventů a budování komunity
• Poskytování stabilního kontaktního bodu po celou dobu životnosti

Výzkum Tekade (2020) zdůrazňuje, že vzdělávací e-mailové adresy poskytují absolventům četné výhody, včetně přístupu k akademickým zdrojům, profesionální důvěryhodnosti a exkluzivních slev na různé služby (Střední, 2020).

[!TIP] Navštivte naši novinku AlumniEmail.com adresář pro komplexní zdroj e-mailových služeb pro absolventy univerzit, včetně průvodců nastavením, osvědčených postupů a prohledávatelného adresáře e-mailových domén absolventů. Slouží jako centrální centrum pro všechny e-mailové informace o absolventech.

Tradiční řešení selhávají

Konvenční e-mailové systémy mají několik omezení při aplikaci na e-mailové potřeby absolventů:

• Cenově nedostupné: Modely licencování podle uživatelů se pro velké základny absolventů stávají finančně neudržitelné
• Administrativní zátěž: Správa tisíců nebo milionů účtů vyžaduje značné zdroje IT
• Obavy o bezpečnost: Udržování zabezpečení pro nečinné účty zvyšuje zranitelnost
• Omezená flexibilita: Pevné systémy se nemohou přizpůsobit jedinečným potřebám přeposílání e-mailů absolventům
• Problémy se soukromím: Mnoho poskytovatelů skenuje obsah e-mailů pro reklamní účely

Diskuse společnosti Quora o údržbě univerzitních e-mailů odhaluje, že obavy o bezpečnost jsou hlavním důvodem, proč by univerzity mohly omezit nebo zrušit e-mailové adresy absolventů, protože nepoužívané účty mohou být náchylné k hackerům a krádeži identity (Quora, 2011).

Řešení přesměrování e-mailu

Náš přístup řeší tyto výzvy prostřednictvím zásadně odlišného modelu:

• Přeposílání e-mailů spíše než hosting
• Cena za paušální poplatek namísto nákladů na uživatele
• Open-source architektura pro transparentnost a bezpečnost
• Návrh na ochranu soukromí bez skenování obsahu
• Specializované funkce pro správu univerzitních identit

Technická implementace: Jak to funguje

Naše řešení využívá sofistikovanou a přitom elegantně jednoduchou technickou architekturu k poskytování spolehlivého a bezpečného přeposílání e-mailů ve velkém měřítku.

Základní architektura

Systém Forward Email se skládá z několika klíčových součástí:

• Distribuované MX servery pro vysokou dostupnost
• Přeposílání v reálném čase bez ukládání zpráv
• Komplexní ověřování e-mailů
• Podpora vlastní domény a subdomény
• Správa účtů řízená API

Podle IT profesionálů na ServerFault je pro univerzity, které chtějí implementovat vlastní e-mailová řešení, Postfix doporučován jako nejlepší Mail Transfer Agent (MTA), zatímco Courier nebo Dovecot jsou preferovány pro přístup IMAP/POP3 (ServerFault, 2009). Naše řešení však eliminuje nutnost, aby si univerzity tyto složité systémy řídily samy.

Integrace s univerzitními systémy

Vyvinuli jsme bezproblémové integrační cesty se stávající univerzitní infrastrukturou:

• Automatizované poskytování prostřednictvím RESTful API integrace
• Vlastní možnosti brandingu pro univerzitní portály
• Flexibilní správa aliasů pro oddělení a organizace
• Dávkové operace pro efektivní správu

Správa řízená API

Náš RESTful API umožňuje univerzitám automatizovat správu e-mailů:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

Konfigurace a ověření DNS

Správná konfigurace DNS je pro doručování e-mailů zásadní. Náš tým pomáhá s:

• DNS konfigurace včetně MX záznamů
• Komplexní implementace zabezpečení e-mailu pomocí našeho open source mailauth balíček, švýcarský armádní nůž pro ověřování e-mailů, který zvládá:
  • SPF (Sender Policy Framework), aby se zabránilo e-mailovému spoofingu
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) pro ověřování e-mailů
  • DMARC (Ověřování zpráv, hlášení a shoda na základě domény) pro prosazování zásad
  • MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) k vynucení šifrování TLS
  • ARC (Authenticated Received Chain) pro zachování ověřování při předávání zpráv
  • SRS (Sender Rewriting Scheme) pro zachování ověření SPF prostřednictvím přeposílání
  • BIMI (Brand Indicators for Message Identification) pro zobrazení loga v podpůrných e-mailových klientech
• Ověření DNS TXT záznamu pro vlastnictví domény

The mailauth balíček (http://npmjs.com/package/mailauth) je plně open-source řešení, které zpracovává všechny aspekty ověřování e-mailů v jedné integrované knihovně. Na rozdíl od proprietárních řešení tento přístup zajišťuje transparentnost, pravidelné aktualizace zabezpečení a úplnou kontrolu nad procesem ověřování e-mailů.

Testování a zajištění kvality

Před úplným nasazením provádíme přísné testování:

• End-to-end testování doručování e-mailů
• Zátěžové testování pro scénáře s velkým objemem
• Bezpečnostní penetrační testování
• Ověření integrace API
• Uživatelské akceptační testování se zástupci absolventů

Časová osa implementace

gantt
    title University Email Implementation Timeline
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Planning
    Initial Consultation           :a1, 2025-01-01, 14d
    Requirements Gathering         :a2, after a1, 14d
    Solution Design                :a3, after a2, 21d
    section Implementation
    DNS Configuration              :b1, after a3, 7d
    API Integration                :b2, after a3, 21d
    SSO Setup                      :b3, after a3, 14d
    section Testing
    Security Testing               :c1, after b1 b2 b3, 14d
    User Acceptance Testing        :c2, after c1, 14d
    section Deployment
    Pilot Group Deployment         :d1, after c2, 14d
    Full Rollout                   :d2, after d1, 21d
    section Support
    Ongoing Maintenance            :e1, after d2, 365d

Proces implementace: Od migrace po údržbu

Náš strukturovaný proces implementace zajišťuje hladký přechod pro univerzity, které přijmou naše řešení.

Počáteční hodnocení a plánování

Začneme komplexním posouzením současného univerzitního e-mailového systému, databáze absolventů a technických požadavků. Tato fáze zahrnuje:

• Rozhovory se zúčastněnými stranami s IT, vztahy s absolventy a administrativou
• Technický audit stávající e-mailové infrastruktury
• Mapování dat pro záznamy absolventů
• Kontrola bezpečnosti a souladu
• Časová osa projektu a vývoj milníku

Migrační strategie

Na základě posouzení vyvíjíme migrační strategii na míru, která minimalizuje narušení a zároveň zajišťuje úplnou integritu dat:

• Postupná migrace podle kohort absolventů
• Provoz paralelních systémů během přechodu
• Komplexní protokoly pro validaci dat
• Záložní postupy pro jakékoli problémy s migrací
• Jasný komunikační plán pro všechny zúčastněné strany

Technické nastavení a konfigurace

Náš technický tým se stará o všechny aspekty nastavení systému:

• Konfigurace a ověření DNS
• Integrace API s univerzitními systémy
• Vývoj portálu na zakázku s univerzitním brandingem
• Nastavení ověřování e-mailu (SPF, DKIM, DMARC)

Design uživatelské zkušenosti

Úzce spolupracujeme s univerzitami, abychom vytvořili intuitivní rozhraní pro administrátory i absolventy:

• Vlastní značkové e-mailové portály pro absolventy
• Zjednodušená správa přeposílání e-mailů
• Návrhy reagující na mobilní zařízení
• Dodržování přístupnosti
• V případě potřeby vícejazyčná podpora

Školení a dokumentace

Komplexní školení zajišťuje, že všechny zúčastněné strany mohou systém efektivně používat:

• Školení administrátorů
• Technická dokumentace pro IT pracovníky
• Uživatelské příručky pro absolventy
• Videonávody pro běžné úkoly
• Rozvoj znalostní báze

Průběžná podpora a optimalizace

Naše partnerství pokračuje i po implementaci:

• 24/7 technická podpora
• Pravidelné aktualizace systému a bezpečnostní záplaty
• Monitorování a optimalizace výkonu
• Konzultace osvědčených postupů e-mailu
• Analýza dat a reporting

Případová studie: University of Cambridge

Univerzita v Cambridge hledala řešení, jak poskytnout absolventům e-mailové adresy @cam.ac.uk a zároveň snížit režii a náklady na IT.

Výzva

Cambridge čelila několika výzvám se svým předchozím e-mailovým systémem pro absolventy:

• Vysoké provozní náklady na údržbu samostatné e-mailové infrastruktury
• Administrativní zátěž při správě tisíců účtů
• Bezpečnostní obavy se spícími účty
• Omezená integrace s databázovými systémy absolventů
• Zvyšující se požadavky na úložiště

Řešení

Forward Email implementoval komplexní řešení:

• Přeposílání e-mailů pro všechny adresy absolventů @cam.ac.uk
• Vlastní značkový portál pro samoobsluhu absolventů
• Integrace API s databází absolventů Cambridge
• Komplexní implementace zabezpečení e-mailů

Výsledky

Implementace přinesla významné výhody:

• Výrazné snížení nákladů oproti předchozímu řešení
• 99,9% spolehlivost doručování e-mailů
• Zjednodušená administrace díky automatizaci
• Vylepšené zabezpečení s moderním ověřováním e-mailů
• Pozitivní zpětná vazba od absolventů na použitelnost systému

Výhody pro univerzity a absolventy

Naše řešení přináší hmatatelné výhody jak institucím, tak jejich absolventům.

Pro univerzity

• Efektivita nákladů: Pevná cena bez ohledu na počet absolventů
• Administrativní jednoduchost: Automatizovaná správa prostřednictvím API
• Vylepšené zabezpečení: Komplexní ověřování e-mailů
• Konzistence značky: Doživotní e-mailové adresy institucí
• Zapojení absolventů: Posílená spojení díky probíhající službě

Podle BulkSignature (2023) nabízejí e-mailové platformy pro vzdělávací instituce významné výhody včetně nákladové efektivity prostřednictvím bezplatných nebo levných plánů, časové efektivity díky možnostem hromadné komunikace a sledovacích funkcí pro sledování doručování e-mailů a zapojení (Hromadný podpis, 2023).

Pro absolventy

• Profesní identita: Prestižní univerzitní e-mailová adresa
• Kontinuita e-mailu: Přepošlete na jakýkoli osobní e-mail
• Ochrana soukromí: Žádné skenování obsahu nebo dolování dat
• Zjednodušené řízení: Snadné aktualizace příjemců
• Vylepšené zabezpečení: Moderní ověřování e-mailů

Výzkum z International Journal of Education & Literacy Studies zdůrazňuje důležitost správné e-mailové komunikace v akademickém prostředí a poznamenává, že e-mailová gramotnost je klíčovou dovedností jak pro studenty, tak pro absolventy v profesním kontextu (IJELS, 2021).

Míra přijetí mezi absolventy

Univerzity hlásí vysokou míru přijetí a spokojenosti mezi komunitami svých absolventů.

Úspora nákladů ve srovnání s předchozími řešeními

Finanční dopad byl značný, univerzity vykázaly značné úspory nákladů ve srovnání s jejich předchozími e-mailovými řešeními.

Bezpečnost a ochrana osobních údajů

Pro vzdělávací instituce není ochrana dat absolventů jen dobrou praxí – je to často zákonný požadavek podle nařízení, jako je GDPR v Evropě.

Opatření na ochranu údajů

Naše řešení zahrnuje několik vrstev zabezpečení:

• End-to-end šifrování pro veškerý e-mailový provoz
• Žádné ukládání obsahu e-mailů na našich serverech
• Pravidelné bezpečnostní audity a penetrační testy
• Soulad s mezinárodními standardy ochrany údajů
• Transparentní, open-source kód pro ověření zabezpečení

[!VAROVÁNÍ] Mnoho poskytovatelů e-mailů skenuje obsah e-mailů pro reklamní účely nebo pro trénování modelů umělé inteligence. Tato praxe vyvolává vážné obavy o soukromí, zejména u profesionální a akademické komunikace. Forward Email nikdy nekontroluje obsah e-mailů a zpracovává všechny e-maily v paměti, aby bylo zajištěno úplné soukromí.

Rámec shody

Dodržujeme přísné dodržování příslušných předpisů:

• Soulad s GDPR pro evropské instituce
• Certifikace SOC 2 typu II
• Roční bezpečnostní hodnocení
• Smlouva o zpracování dat (DPA) k dispozici na forwardemail.net/dpa
• Pravidelné aktualizace souladu s vývojem předpisů

Budoucí vývoj

Pokračujeme ve vylepšování našeho e-mailového řešení pro absolventy o nové funkce a možnosti:

• Vylepšená analytika pro univerzitní administrátory
• Pokročilá ochrana proti phishingu
• Rozšířené možnosti API pro hlubší integraci
• Další možnosti ověřování

Závěr

Forward Email způsobil revoluci ve způsobu, jakým univerzity poskytují a spravují e-mailové služby pro absolventy. Nahrazením nákladného a komplexního e-mailového hostingu elegantním a bezpečným přeposíláním e-mailů jsme institucím umožnili nabízet doživotní e-mailové adresy všem absolventům a zároveň dramaticky snížit náklady a administrativní režii.

Naše partnerství s prestižními institucemi, jako je Cambridge, Maryland, Tufts a Swarthmore, dokazují efektivitu našeho přístupu v různých vzdělávacích prostředích. Vzhledem k tomu, že univerzity čelí rostoucímu tlaku na udržování spojení s absolventy při současné kontrole nákladů, naše řešení nabízí přesvědčivou alternativu k tradičním e-mailovým systémům.

flowchart LR
    A[University Systems] -->|API Integration| B[Forward Email]
    B -->|Email Forwarding| C[Alumni Recipients]
    C -->|Replies| D[Email Servers]
    D -->|Delivery| E[Original Recipients]
    F[Alumni Portal] -->|Management| B
    A -->|SSO Authentication| F

Pro univerzity, které mají zájem prozkoumat, jak může Forward Email transformovat své e-mailové služby pro absolventy, kontaktujte náš tým na adrese support@forwardemail.net nebo navštívit forwardemail.net se dozvíte více o našich podnikových řešeních.