Case Study: How Forward Email Powers Alumni Email Solutions for Top Universities

Wij hebben de veiligste, meest privé en flexibele e-maildoorstuurservice ter wereld ontwikkeld voor prestigieuze universiteiten en hun alumni.

Dramatische kostenbesparingen met stabiele prijzen

De financiële voordelen van onze oplossing zijn aanzienlijk, vooral in vergelijking met de voortdurend stijgende prijzen van traditionele e-mailproviders:

Oplossing	Kosten per alumnus (jaarlijks)	Kosten voor 100.000 Alumni	Recente prijsstijgingen
Google Workspace voor Bedrijven	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic van $ 5 naar $ 6/maand (+20%) • 2023: Flexibele plannen met 20% gestegen • 2025: Business Plus van $ 18 naar $ 26,40/maand (+47%) met AI-functies
Google Workspace voor Onderwijs	Gratis (Educatieve basisprincipes) $3/student/jaar (onderwijsstandaard) $5/student/jaar (Education Plus)	Gratis - $500.000	• Volumekortingen: 5% voor 100-499 licenties • Volumekortingen: 10% voor 500+ licenties • Gratis niveau beperkt tot kernservices
Microsoft 365 Zakelijk	$60	$6,000,000	• 2023: Tweemaal per jaar prijsupdates geïntroduceerd • 2025 (januari): Persoonlijk van $ 6,99 naar $ 9,99/maand (+43%) met Copilot AI • 2025 (april): 5% stijging op de jaarlijkse verplichtingen die maandelijks worden betaald
Microsoft 365 Onderwijs	Gratis (A1) $38-55/faculteit/jaar (A3) $65-96/faculteit/jaar (A5)	Gratis - $96.000	• Studentenlicenties zijn vaak inbegrepen bij aankopen door docenten • Aangepaste prijzen via volumelicenties • Gratis versie beperkt tot webversies
Zelf-gehoste Exchange	$45	$4,500,000	De kosten voor doorlopend onderhoud en beveiliging blijven stijgen
E-mail doorsturen Enterprise	Vaste prijs $250/maand	$3.000/jaar	Geen prijsverhogingen sinds de lancering

Echte besparingen op de universiteit

Dit is hoeveel onze partneruniversiteiten jaarlijks besparen door Forward Email te kiezen in plaats van traditionele providers:

Universiteit	Aantal alumni	Jaarlijkse kosten met Google	Jaarlijkse kosten met doorstuur-e-mail	Jaarlijkse besparingen
Universiteit van Cambridge	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Swarthmore College	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Tufts Universiteit	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
Universiteit van Maryland	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

[!NOTE] Forward Email Enterprise kost doorgaans slechts $ 250/maand, zonder extra kosten per gebruiker, whitelisted API-tariefbeperkingen en de enige extra kosten zijn opslag als u extra GB/TB voor studenten nodig hebt (+$ 3 per 10 GB extra opslag). We gebruiken ook NVMe SSD-schijven voor snelle ondersteuning van IMAP/POP3/SMTP/CalDAV.

[!BELANGRIJK] In tegenstelling tot Google en Microsoft, die herhaaldelijk hun prijzen hebben verhoogd terwijl ze AI-functies integreerden die uw gegevens analyseren, handhaaft Forward Email stabiele prijzen met een strikte focus op privacy. We gebruiken geen AI, volgen geen gebruikspatronen en slaan geen logs of e-mails op schijf op (alle verwerking gebeurt in het geheugen), waardoor volledige privacy voor uw alumni-communicatie wordt gegarandeerd.

Dit vertegenwoordigt een aanzienlijke kostenverlaging in vergelijking met traditionele e-mailhostingoplossingen: fondsen die universiteiten kunnen omleiden naar beurzen, onderzoek of andere missiekritieke activiteiten. Volgens een analyse uit 2023 door Email Vendor Selection zijn onderwijsinstellingen steeds meer op zoek naar kosteneffectieve alternatieven voor traditionele e-mailproviders, aangezien de prijzen blijven stijgen met de integratie van AI-functies (E-mailleveranciersselectie, 2023).

Voorwoord

In het competitieve landschap van het hoger onderwijs is het onderhouden van levenslange banden met alumni niet alleen een kwestie van traditie, maar ook een strategische noodzaak. Een van de meest tastbare manieren waarop universiteiten deze banden bevorderen, is via e-mailadressen van alumni, waarmee afgestudeerden een digitale identiteit krijgen die hun academische erfgoed weerspiegelt.

Bij Forward Email zijn we een partnerschap aangegaan met enkele van 's werelds meest prestigieuze onderwijsinstellingen om de manier waarop ze alumni-e-mailservices beheren te revolutioneren. Onze enterprise-grade e-mailforwardingoplossing voedt nu de alumni-e-mailsystemen voor de Universiteit van Cambridge, de Universiteit van Maryland, Tufts Universiteit, en Swarthmore College, die gezamenlijk duizenden alumni wereldwijd bedienen.

In dit blogbericht wordt onderzocht hoe onze open source, is een op privacy gerichte e-maildoorstuurservice de voorkeursoplossing geworden voor deze instellingen, de technische implementaties die dit mogelijk maken en de transformerende impact die het heeft gehad op zowel de administratieve efficiëntie als de tevredenheid van alumni.

De e-mailuitdaging voor alumni van de universiteit

Voor universiteiten is het verstrekken van levenslange e-mailadressen aan alumni een unieke reeks uitdagingen die traditionele e-mailoplossingen moeilijk effectief kunnen aanpakken. Zoals opgemerkt in een uitgebreide discussie op ServerFault, vereisen universiteiten met grote gebruikersbases gespecialiseerde e-mailoplossingen die prestaties, beveiliging en kosteneffectiviteit in evenwicht brengen (ServerFault, 2009).

De waarde van e-mailidentiteit van alumni

Alumni-e-mailadressen (zoals firstname.lastname@cl.cam.ac.uk of username@terpalum.umd.edu) vervullen meerdere belangrijke functies:

• Het behouden van institutionele verbindingen en merkidentiteit
• Het faciliteren van voortdurende communicatie met de universiteit
• Verbetering van de professionele geloofwaardigheid van afgestudeerden
• Ondersteuning van alumni-netwerken en community-building
• Biedt een stabiel, levenslang contactpunt

Uit onderzoek van Tekade (2020) blijkt dat educatieve e-mailadressen alumni tal van voordelen bieden, waaronder toegang tot academische bronnen, professionele geloofwaardigheid en exclusieve kortingen op verschillende diensten (Gemiddeld, 2020).

[!TIP] Bezoek onze nieuwe AlumniEmail.com directory voor een uitgebreide bron over e-mailservices van alumni van de universiteit, inclusief installatiehandleidingen, best practices en een doorzoekbare directory van e-maildomeinen van alumni. Het dient als een centrale hub voor alle e-mailinformatie van alumni.

Traditionele oplossingen schieten tekort

Conventionele e-mailsystemen kennen een aantal beperkingen als ze worden toegepast op de e-mailbehoeften van alumni:

• Te duur: Per-gebruiker licentiemodellen worden financieel onhoudbaar voor grote alumni-bases
• Administratieve last:Het beheren van duizenden of miljoenen accounts vereist aanzienlijke IT-middelen
• Veiligheidszorgen: Het handhaven van de beveiliging van inactieve accounts vergroot de kwetsbaarheid
• Beperkte flexibiliteit: Rigide systemen kunnen zich niet aanpassen aan de unieke behoeften van alumni-e-maildoorsturing
• Privacyproblemen: Veel aanbieders scannen e-mailinhoud voor reclamedoeleinden

Uit een Quora-discussie over het beheer van e-mailadressen van universiteiten blijkt dat zorgen over de veiligheid een belangrijke reden zijn waarom universiteiten e-mailadressen van alumni beperken of annuleren, omdat ongebruikte accounts kwetsbaar kunnen zijn voor hacking en identiteitsdiefstal (Quora, 2011).

De Forward Email-oplossing

Onze aanpak pakt deze uitdagingen aan met een fundamenteel ander model:

• E-mail doorsturen in plaats van hosten
• Vaste prijs in plaats van kosten per gebruiker
• Open-sourcearchitectuur voor transparantie en veiligheid
• Privacy-eerst ontwerp zonder inhoudsscanning
• Gespecialiseerde functies voor identiteitsbeheer van universiteiten

Technische implementatie: hoe het werkt

Onze oplossing maakt gebruik van een geavanceerde, maar toch elegant eenvoudige technische architectuur om betrouwbare, veilige e-maildoorsturing op grote schaal te leveren.

Kernarchitectuur

Het Forward Email-systeem bestaat uit verschillende hoofdcomponenten:

• Gedistribueerde MX-servers voor hoge beschikbaarheid
• Realtime doorsturen zonder berichtenopslag
• Uitgebreide e-mailauthenticatie
• Ondersteuning voor aangepaste domeinen en subdomeinen
• API-gestuurd accountbeheer

Volgens IT-professionals op ServerFault wordt Postfix aanbevolen als de beste Mail Transfer Agent (MTA) voor universiteiten die hun eigen e-mailoplossingen willen implementeren, terwijl Courier of Dovecot de voorkeur genieten voor IMAP/POP3-toegang (ServerFault, 2009Onze oplossing zorgt er echter voor dat universiteiten deze complexe systemen niet meer zelf hoeven te beheren.

Integratie met universitaire systemen

We hebben naadloze integratiepaden ontwikkeld met de bestaande universitaire infrastructuur:

• SSO-authenticatie via identiteitsproviders van de universiteit
• Geautomatiseerde provisioning via RESTful-API integratie
• Aangepaste brandingopties voor universiteitsportals
• Flexibel aliasbeheer voor afdelingen en organisaties
• Batchbewerkingen voor efficiënt beheer

API-gestuurd beheer

Ons RESTful-API stelt universiteiten in staat om e-mailbeheer te automatiseren:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

DNS-configuratie en -verificatie

Correcte DNS-configuratie is cruciaal voor e-mailbezorging. Ons team helpt met:

• DNS configuratie inclusief MX-records
• Uitgebreide implementatie van e-mailbeveiliging met behulp van onze open-source mailauth pakket, een Zwitsers zakmes voor e-mailauthenticatie dat het volgende afhandelt:
  • SPF (Sender Policy Framework) om e-mailspoofing te voorkomen
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) voor e-mailauthenticatie
  • DMARC (Domeingebaseerde berichtauthenticatie, rapportage en conformiteit) voor beleidshandhaving
  • MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) om TLS-encryptie af te dwingen
  • ARC (Authenticated Received Chain) om de authenticatie te behouden wanneer berichten worden doorgestuurd
  • SRS (Sender Rewriting Scheme) om SPF-validatie te behouden door middel van doorsturen
  • BIMI (Merkindicatoren voor berichtidentificatie) voor logoweergave in ondersteunende e-mailclients
• DNS TXT-recordverificatie voor domeineigendom

De mailauth pakket (http://npmjs.com/package/mailauth) is de volledig open-sourceoplossing die alle aspecten van e-mailauthenticatie in één geïntegreerde bibliotheek afhandelt. In tegenstelling tot propriëtaire oplossingen, zorgt deze aanpak voor transparantie, regelmatige beveiligingsupdates en volledige controle over het e-mailauthenticatieproces.

Testen en kwaliteitsborging

Voordat we de oplossing volledig implementeren, voeren we grondige tests uit:

• End-to-end e-mailbezorgingstesten
• Belastingstesten voor scenario's met een hoog volume
• Beveiligingspenetratietesten
• API-integratievalidatie
• Gebruikersacceptatietesten met alumnivertegenwoordigers

Implementatietijdlijn

gantt
    title University Email Implementation Timeline
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Planning
    Initial Consultation           :a1, 2025-01-01, 14d
    Requirements Gathering         :a2, after a1, 14d
    Solution Design                :a3, after a2, 21d
    section Implementation
    DNS Configuration              :b1, after a3, 7d
    API Integration                :b2, after a3, 21d
    SSO Setup                      :b3, after a3, 14d
    section Testing
    Security Testing               :c1, after b1 b2 b3, 14d
    User Acceptance Testing        :c2, after c1, 14d
    section Deployment
    Pilot Group Deployment         :d1, after c2, 14d
    Full Rollout                   :d2, after d1, 21d
    section Support
    Ongoing Maintenance            :e1, after d2, 365d

Implementatieproces: van migratie tot onderhoud

Ons gestructureerde implementatieproces zorgt voor een soepele overgang voor universiteiten die onze oplossing implementeren.

Eerste beoordeling en planning

We beginnen met een uitgebreide beoordeling van het huidige e-mailsysteem van de universiteit, de alumni-database en de technische vereisten. Deze fase omvat:

• Stakeholderinterviews met IT, alumni-relaties en administratie
• Technische audit van bestaande e-mailinfrastructuur
• Gegevenstoewijzing voor alumni-records
• Beveiligings- en nalevingsbeoordeling
• Projecttijdlijn en mijlpaalontwikkeling

Migratiestrategie

Op basis van de beoordeling ontwikkelen we een op maat gemaakte migratiestrategie die de verstoring tot een minimum beperkt en tegelijkertijd de volledige integriteit van de gegevens garandeert:

• Gefaseerde migratieaanpak door alumnicohorten
• Parallelle systeemwerking tijdens de overgang
• Uitgebreide protocollen voor gegevensvalidatie
• Terugvalprocedures voor eventuele migratieproblemen
• Duidelijk communicatieplan voor alle belanghebbenden

Technische installatie en configuratie

Ons technische team verzorgt alle aspecten van de systeeminstallatie:

• DNS-configuratie en -verificatie
• API-integratie met universitaire systemen
• SSO-implementatie met identiteitsproviders
• Ontwikkeling van een op maat gemaakt portaal met universiteitsbranding
• E-mailauthenticatie instellen (SPF, DKIM, DMARC)

Gebruikerservaring ontwerp

We werken nauw samen met universiteiten om intuïtieve interfaces te creëren voor zowel beheerders als alumni:

• Op maat gemaakte alumni-e-mailportals
• Vereenvoudigd beheer van e-maildoorsturing
• Mobiel-responsieve ontwerpen
• Toegankelijkheidsnaleving
• Meertalige ondersteuning waar nodig

Opleiding en documentatie

Dankzij een uitgebreide training kunnen alle belanghebbenden het systeem effectief gebruiken:

• Trainingssessies voor beheerders
• Technische documentatie voor IT-personeel
• Gebruikershandleidingen voor alumni
• Videotutorials voor veelvoorkomende taken
• Kennisbankontwikkeling

Doorlopende ondersteuning en optimalisatie

Onze samenwerking gaat nog veel verder dan de implementatie:

• 24/7 technische ondersteuning
• Regelmatige systeemupdates en beveiligingspatches
• Prestatiebewaking en -optimalisatie
• Consultatie over best practices voor e-mail
• Data-analyse en rapportage

Casestudy: Universiteit van Cambridge

De Universiteit van Cambridge zocht naar een oplossing om @cam.ac.uk-e-mailadressen aan alumni te verstrekken en tegelijkertijd de IT-overhead en -kosten te verlagen.

Uitdaging

Cambridge had met het vorige e-mailsysteem voor alumni te maken met verschillende uitdagingen:

• Hoge operationele kosten voor het onderhouden van een aparte e-mailinfrastructuur
• Administratieve last van het beheren van duizenden accounts
• Veiligheidszorgen met inactieve accounts
• Beperkte integratie met alumni-databasesystemen
• Toenemende opslagvereisten

Oplossing

Forward Email implementeerde een uitgebreide oplossing:

• E-mail doorsturen voor alle @cam.ac.uk alumni-adressen
• Aangepast portaal voor selfservice voor alumni
• API-integratie met de alumni-database van Cambridge
• SSO-authenticatie met Cambridge-referenties
• Uitgebreide implementatie van e-mailbeveiliging

Resultaten

De implementatie leverde aanzienlijke voordelen op:

• Aanzienlijke kostenreductie vergeleken met de vorige oplossing
• 99,9% betrouwbaarheid van e-mailbezorging
• Vereenvoudigde administratie door automatisering
• Verbeterde beveiliging met moderne e-mailauthenticatie
• Positieve feedback van alumni over bruikbaarheid van het systeem

Voordelen voor universiteiten en alumni

Onze oplossing levert tastbare voordelen op voor zowel instellingen als hun afgestudeerden.

Voor universiteiten

• Kostenefficiëntie: Vaste prijs ongeacht het aantal alumni
• Administratieve eenvoud: Geautomatiseerd beheer via API
• Verbeterde beveiliging: Uitgebreide e-mailauthenticatie
• Merkconsistentie: Levenslange institutionele e-mailadressen
• Alumni-betrokkenheid: Versterkte verbindingen door voortdurende dienstverlening

Volgens BulkSignature (2023) bieden e-mailplatforms voor onderwijsinstellingen aanzienlijke voordelen, waaronder kosteneffectiviteit via gratis of goedkope abonnementen, tijdsefficiëntie via massacommunicatiemogelijkheden en trackingfuncties om de bezorging en betrokkenheid van e-mail te bewaken (BulkSignatuur, 2023).

Voor Alumni

• Professionele identiteit: Prestigieus universitair e-mailadres
• E-mailcontinuïteit: Doorsturen naar een persoonlijk e-mailadres
• Privacybescherming: Geen inhoudsscanning of datamining
• Vereenvoudigd beheer: Eenvoudige updates van ontvangers
• Verbeterde beveiliging: Moderne e-mailauthenticatie

Onderzoek van het International Journal of Education & Literacy Studies benadrukt het belang van goede e-mailcommunicatie in academische settings. E-mailgeletterdheid is een cruciale vaardigheid voor zowel studenten als alumni in professionele contexten (IJELS, 2021).

Adoptiepercentages onder alumni

Universiteiten melden een hoge acceptatiegraad en tevredenheid onder hun alumnigemeenschappen.

Kostenbesparingen vergeleken met eerdere oplossingen

De financiële impact is aanzienlijk: universiteiten melden aanzienlijke kostenbesparingen vergeleken met hun vorige e-mailoplossingen.

Beveiligings- en privacyoverwegingen

Voor onderwijsinstellingen is het beschermen van alumnigegevens niet alleen een goede gewoonte, maar is het vaak ook een wettelijke vereiste volgens regelgeving zoals de AVG in Europa.

Gegevensbeschermingsmaatregelen

Onze oplossing omvat meerdere beveiligingslagen:

• End-to-end-encryptie voor al het e-mailverkeer
• Geen opslag van e-mailinhoud op onze servers
• Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietesten
• Naleving van internationale normen voor gegevensbescherming
• Transparante, open-sourcecode voor beveiligingsverificatie

[!WARNING] Veel e-mailproviders scannen e-mailinhoud voor reclamedoeleinden of om AI-modellen te trainen. Deze praktijk roept ernstige privacyproblemen op, met name voor professionele en academische communicatie. Forward Email scant nooit e-mailinhoud en verwerkt alle e-mails in het geheugen om volledige privacy te garanderen.

Nalevingskader

Wij houden ons strikt aan de relevante regelgeving:

• AVG-naleving voor Europese instellingen
• SOC 2 Type II-certificering
• Jaarlijkse veiligheidsbeoordelingen
• Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) beschikbaar op forwardemail.net/dpa
• Regelmatige nalevingsupdates naarmate de regelgeving evolueert

Toekomstige ontwikkelingen

We blijven onze alumni-e-mailoplossing verbeteren met nieuwe functies en mogelijkheden:

• Verbeterde analyses voor universitaire bestuurders
• Geavanceerde anti-phishing-beveiligingen
• Uitgebreide API-mogelijkheden voor diepere integratie
• Extra authenticatieopties

Conclusie

Forward Email heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop universiteiten e-mailservices voor alumni aanbieden en beheren. Door dure, complexe e-mailhosting te vervangen door elegante, veilige e-mailforwarding, hebben we instellingen in staat gesteld om levenslange e-mailadressen aan te bieden aan alle alumni, terwijl we de kosten en administratieve overhead drastisch hebben verlaagd.

Onze partnerschappen met prestigieuze instituten zoals Cambridge, Maryland, Tufts en Swarthmore tonen de effectiviteit van onze aanpak in diverse onderwijsomgevingen. Omdat universiteiten steeds meer onder druk staan om alumni-connecties te onderhouden en tegelijkertijd de kosten te beheersen, biedt onze oplossing een aantrekkelijk alternatief voor traditionele e-mailsystemen.

flowchart LR
    A[University Systems] -->|API Integration| B[Forward Email]
    B -->|Email Forwarding| C[Alumni Recipients]
    C -->|Replies| D[Email Servers]
    D -->|Delivery| E[Original Recipients]
    F[Alumni Portal] -->|Management| B
    A -->|SSO Authentication| F

Voor universiteiten die geïnteresseerd zijn in het onderzoeken hoe Forward Email hun alumni-e-mailservices kan transformeren, neem contact op met ons team via support@forwardemail.net of bezoek forwardemail.net voor meer informatie over onze bedrijfsoplossingen.