Case Study: How Forward Email Powers Alumni Email Solutions for Top Universities

Ми створили найбезпечнішу, приватну та гнучку службу пересилання електронної пошти для престижних університетів та їхніх випускників.

Значна економія завдяки стабільній ціні

Фінансові переваги нашого рішення значні, особливо в порівнянні з постійно зростаючими цінами традиційних постачальників електронної пошти:

Рішення	Вартість випускника (річна)	Вартість для 100 000 випускників	Останні підвищення цін
Google Workspace for Business	$72	$7,200,000	• 2019: G Suite Basic з 5 до 6 доларів на місяць (+20%) • 2023: гнучкі плани зросли на 20% • 2025: Business Plus з $18 до $26,40/місяць (+47%) із функціями ШІ
Google Workspace for Education	Безкоштовно (основи освіти) $3/учень/рік (освітній стандарт) $5/студент/рік (Education Plus)	Безкоштовно - 500 000 $	• Оптові знижки: 5% за 100-499 ліцензій • Оптові знижки: 10% за 500+ ліцензій • Безкоштовний рівень обмежено основними послугами
Microsoft 365 Business	$60	$6,000,000	• 2023: запроваджено оновлення цін двічі на рік • 2025 (січень): особистий від $6,99 до $9,99/місяць (+43%) із Copilot AI • 2025 (квітень): збільшення на 5% річних зобов’язань, які сплачуються щомісяця
Microsoft 365 Education	Безкоштовно (A1) $38-55/факультет/рік (A3) $65-96/факультет/рік (A5)	Безкоштовно - 96 000 $	• Студентські ліцензії часто входять у комплект покупок для викладачів • Спеціальне ціноутворення через корпоративне ліцензування • Безкоштовний рівень обмежено веб-версіями
Власна біржа	$45	$4,500,000	Витрати на поточне обслуговування та безпеку продовжують зростати
Переслати електронну пошту Enterprise	Фіксовані $250/міс	3000 доларів на рік	Ціни не підвищувалися з моменту запуску

Реальні університетські заощадження

Ось скільки щорічно економлять наші університети-партнери, вибираючи Forward Email замість традиційних постачальників:

університет	Граф випускників	Річна вартість з Google	Річна вартість із пересиланням електронної пошти	Річна економія
Кембриджський університет	30,000	$90,000	$3,000	$87,000
Коледж Суортмор	5,000	$15,000	$3,000	$12,000
Університет Тафтса	12,000	$36,000	$3,000	$33,000
Університет штату Меріленд	25,000	$75,000	$3,000	$72,000

[!ПРИМІТКА] Forward Email enterprise зазвичай коштує лише 250 доларів США на місяць, без додаткової плати за користувача, обмеження щодо швидкості використання API у білому списку та єдиною додатковою ціною – це сховище, якщо вам потрібні додаткові ГБ/ТБ для студентів (+3 дол. США за кожні 10 ГБ додаткового сховища). Ми також використовуємо накопичувачі NVMe SSD для швидкої підтримки IMAP/POP3/SMTP/CalDAV.

[!ВАЖЛИВО] На відміну від Google і Microsoft, які неодноразово підвищували ціни, інтегруючи функції штучного інтелекту, які аналізують ваші дані, Forward Email підтримує стабільні ціни з суворим фокусом на конфіденційності. Ми не використовуємо штучний інтелект, не відстежуємо шаблони використання та не зберігаємо журнали чи електронні листи на диску (уся обробка виконується в пам’яті), забезпечуючи повну конфіденційність спілкування ваших випускників.

Це означає значне зниження витрат порівняно з традиційними рішеннями для хостингу електронної пошти — кошти, які університети можуть перенаправляти на стипендії, дослідження чи іншу критично важливу діяльність. Відповідно до аналізу 2023 року, проведеного компанією Email Vendor Selection, навчальні заклади все частіше шукають економічно ефективні альтернативи традиційним постачальникам послуг електронної пошти, оскільки ціни продовжують зростати завдяки інтеграції функцій ШІ (Вибір постачальника електронної пошти, 2023).

Передмова

У конкурентному середовищі вищої освіти підтримувати зв’язки з випускниками протягом усього життя – це не лише традиція, це стратегічний імператив. Один із найбільш відчутних способів розвитку цих зв’язків між університетами – це електронні адреси випускників, які надають випускникам цифрову ідентичність, яка відображає їхню академічну спадщину.

У Forward Email ми співпрацюємо з деякими з найпрестижніших навчальних закладів світу, щоб революціонізувати спосіб керування службами електронної пошти для випускників. Наше рішення для пересилання електронної пошти корпоративного рівня тепер працює в системах електронної пошти випускників для Кембриджський університет, Університет штату Меріленд, Університет Тафтса, і Коледж Суортмор, спільно обслуговуючи тисячі випускників у всьому світі.

Ця публікація блогу досліджує, як наші з відкритим кодом, орієнтована на конфіденційність служба пересилання електронної пошти стала кращим рішенням для цих навчальних закладів, технічні впровадження, які роблять це можливим, і трансформаційний вплив, який він мав як на адміністративну ефективність, так і на задоволеність випускників.

Виклик електронної пошти для випускників університету

Для університетів надання довічних електронних адрес випускникам представляє унікальний набір проблем, які традиційні рішення для електронної пошти не можуть ефективно вирішити. Як зазначалося під час всебічного обговорення ServerFault, університетам із великою базою користувачів потрібні спеціалізовані рішення електронної пошти, які збалансували б продуктивність, безпеку та економічну ефективність (ServerFault, 2009).

Цінність електронної пошти випускників

Електронні адреси випускників (наприклад firstname.lastname@cl.cam.ac.uk або username@terpalum.umd.edu) виконує кілька важливих функцій:

Підтримка інституційних зв’язків та ідентичності бренду
Сприяти постійному спілкуванню з університетом
Підвищення професійної довіри до випускників
Підтримка мереж випускників і розбудова спільноти
Забезпечення стабільної точки контакту протягом усього життя

Дослідження Tekade (2020) підкреслює, що освітні електронні адреси надають випускникам численні переваги, зокрема доступ до академічних ресурсів, професійну довіру та ексклюзивні знижки на різноманітні послуги (Середній, 2020).

[!ПОРАДА] Відвідайте наш новий AlumniEmail.com каталог для повного ресурсу про служби електронної пошти випускників університету, включаючи посібники з налаштування, найкращі практики та доступний для пошуку каталог доменів електронної пошти випускників. Він служить центральним центром електронної пошти для всіх випускників.

Традиційні рішення не підходять

Звичайні системи електронної пошти мають кілька обмежень щодо потреб випускників електронною поштою:

Занадто висока вартість: Моделі ліцензування на кожного користувача стають фінансово неприйнятними для великих баз випускників
Адміністративний тягар: Керування тисячами або мільйонами облікових записів вимагає значних ІТ-ресурсів
Проблеми безпеки: Підтримка безпеки для неактивних облікових записів підвищує вразливість
Обмежена гнучкість: Жорсткі системи не можуть адаптуватися до унікальних потреб пересилання електронної пошти випускників
Проблеми конфіденційності: багато постачальників сканують вміст електронної пошти з рекламною метою

Дискусія Quora щодо підтримки університетської електронної пошти показує, що проблеми безпеки є основною причиною, чому університети можуть обмежувати або скасовувати електронні адреси випускників, оскільки невикористані облікові записи можуть бути вразливими до злому та крадіжки особистих даних (Квора, 2011).

Рішення для пересилання електронної пошти

Наш підхід вирішує ці проблеми за допомогою принципово іншої моделі:

Пересилання електронної пошти, а не хостинг
Фіксована плата замість витрат на кожного користувача
Архітектура з відкритим кодом для прозорості та безпеки
Конфіденційність на першому місці без сканування вмісту
Спеціалізовані функції для управління ідентифікацією університету

Технічна реалізація: як це працює

Наше рішення використовує складну, але елегантно просту технічну архітектуру для забезпечення надійної та безпечної пересилання електронної пошти в масштабі.

Основна архітектура

Система Forward Email складається з кількох ключових компонентів:

Розподілені сервери MX для високої доступності
Пересилання в реальному часі без зберігання повідомлень
Комплексна автентифікація електронної пошти
Підтримка власних доменів і субдоменів
Керування обліковим записом за допомогою API

За словами ІТ-фахівців на ServerFault, для університетів, які прагнуть реалізувати власні рішення електронної пошти, Postfix рекомендується як найкращий агент передачі пошти (MTA), тоді як Courier або Dovecot є кращими для доступу IMAP/POP3 (ServerFault, 2009). Однак наше рішення усуває необхідність для університетів самостійно керувати цими складними системами.

Інтеграція з університетськими системами

Ми розробили шляхи бездоганної інтеграції з існуючою інфраструктурою університету:

Автентифікація SSO через постачальників ідентифікаційних даних університету
Автоматичне надання через RESTful API інтеграція
Індивідуальні варіанти брендування для університетських порталів
Гнучке керування псевдонімами для відділів і організацій
Пакетні операції для ефективного адміністрування

Управління на основі API

наш RESTful API дозволяє університетам автоматизувати керування електронною поштою:

// Example: Creating a new alumni email address
const response = await fetch('https://forwardemail.net/api/v1/domains/example.edu/aliases', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Content-Type': 'application/json',
    'Authorization': `Basic ${Buffer.from(YOUR_API_TOKEN + ":").toString('base64')}`
  },
  body: JSON.stringify({
    name: 'alumni.john.smith',
    recipients: ['johnsmith@gmail.com'],
    has_recipient_verification: true
  })
});

Налаштування та перевірка DNS

Правильна конфігурація DNS є критичною для доставки електронної пошти. Наша команда допомагає:

DNS конфігурації, включаючи записи MX
Комплексне впровадження безпеки електронної пошти за допомогою нашого відкритого коду mailauth пакет, швейцарський армійський ніж для автентифікації електронної пошти, який обробляє:
- SPF (Sender Policy Framework), щоб запобігти спуфінгу електронної пошти
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) для автентифікації електронної пошти
- DMARC (Доменна автентифікація повідомлень, звітування та відповідність) для забезпечення виконання політики
- MTA-STS (SMTP MTA Strict Transport Security) для забезпечення шифрування TLS
- ARC (Authenticated Received Chain) для підтримки автентифікації під час пересилання повідомлень
- SRS (схема перезапису відправника), щоб зберегти перевірку SPF через пересилання
- BIMI (Brand Indicators for Message Identification) для відображення логотипу в підтримці поштових клієнтів
Перевірка запису DNS TXT на право власності на домен

The mailauth пакет (http://npmjs.com/package/mailauth) — це рішення з повністю відкритим кодом, яке обробляє всі аспекти автентифікації електронної пошти в одній інтегрованій бібліотеці. На відміну від пропрієтарних рішень, цей підхід забезпечує прозорість, регулярні оновлення безпеки та повний контроль над процесом автентифікації електронної пошти.

Тестування та гарантія якості

Перед повним розгортанням ми проводимо ретельне тестування:

Тестування наскрізної доставки електронної пошти
Навантажувальне тестування для сценаріїв великого обсягу
Тестування на проникнення в систему безпеки
Перевірка інтеграції API
Прийнятне тестування користувача з представниками випускників

Графік впровадження

gantt
    title University Email Implementation Timeline
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Planning
    Initial Consultation           :a1, 2025-01-01, 14d
    Requirements Gathering         :a2, after a1, 14d
    Solution Design                :a3, after a2, 21d
    section Implementation
    DNS Configuration              :b1, after a3, 7d
    API Integration                :b2, after a3, 21d
    SSO Setup                      :b3, after a3, 14d
    section Testing
    Security Testing               :c1, after b1 b2 b3, 14d
    User Acceptance Testing        :c2, after c1, 14d
    section Deployment
    Pilot Group Deployment         :d1, after c2, 14d
    Full Rollout                   :d2, after d1, 21d
    section Support
    Ongoing Maintenance            :e1, after d2, 365d

Процес впровадження: від міграції до обслуговування

Наш структурований процес впровадження забезпечує плавний перехід для університетів, які приймають наше рішення.

Початкова оцінка та планування

Ми починаємо з комплексної оцінки поточної системи електронної пошти університету, бази даних випускників і технічних вимог. Цей етап включає:

Інтерв’ю із зацікавленими сторонами з ІТ, зв’язками з випускниками та адміністрацією
Технічний аудит існуючої інфраструктури електронної пошти
Відображення даних для записів випускників
Огляд безпеки та відповідності
Розробка розкладу проекту та основних етапів

Стратегія міграції

На основі оцінки ми розробляємо індивідуальну стратегію міграції, яка мінімізує збої, забезпечуючи повну цілісність даних:

Підхід поетапної міграції за когортами випускників
Робота паралельних систем під час переходу
Комплексні протоколи перевірки даних
Запасні процедури для будь-яких проблем міграції
Чіткий комунікаційний план для всіх зацікавлених сторін

Технічне налаштування та конфігурація

Наша технічна команда займається всіма аспектами налаштування системи:

Налаштування та перевірка DNS
Інтеграція API з університетськими системами
Реалізація SSO з постачальниками ідентифікаційних даних
Розробка порталу на замовлення з брендингом університету
Налаштування автентифікації електронної пошти (SPF, DKIM, DMARC)

Дизайн взаємодії з користувачем

Ми тісно співпрацюємо з університетами, щоб створити інтуїтивно зрозумілі інтерфейси як для адміністраторів, так і для випускників:

Портали електронної пошти для випускників під індивідуальним брендом
Спрощене керування пересиланням електронної пошти
Мобільний дизайн
Відповідність доступності
Багатомовна підтримка за потреби

Навчання та документація

Комплексне навчання гарантує, що всі зацікавлені сторони зможуть ефективно використовувати систему:

Тренінги для адміністраторів
Технічна документація для ІТ-персоналу
Посібники для випускників
Відеоуроки для типових завдань
Розвиток бази знань

Постійна підтримка та оптимізація

Наше партнерство продовжується й після впровадження:

Технічна підтримка 24/7
Регулярні оновлення системи та виправлення безпеки
Моніторинг і оптимізація продуктивності
Консультація щодо кращих практик електронної пошти
Аналітика даних і звітність

Практичний приклад: Кембриджський університет

Кембриджський університет шукав рішення, щоб надати випускникам електронні адреси @cam.ac.uk, одночасно зменшивши накладні витрати та витрати на ІТ.

Виклик

Кембридж зіткнувся з кількома проблемами з попередньою системою електронної пошти для випускників:

Високі операційні витрати на підтримку окремої інфраструктури електронної пошти
Адміністративне навантаження на керування тисячами облікових записів
Проблеми безпеки з неактивними обліковими записами
Обмежена інтеграція з системами баз даних випускників
Підвищення вимог до зберігання

Рішення

Forward Email реалізував комплексне рішення:

Пересилання електронної пошти для всіх адрес випускників @cam.ac.uk
Індивідуальний фірмовий портал для самообслуговування випускників
Інтеграція API з базою даних випускників Кембриджа
Автентифікація SSO за допомогою облікових даних Кембриджа
Комплексне впровадження безпеки електронної пошти

Результати

Впровадження дало значні переваги:

Значне зниження витрат порівняно з попереднім рішенням
Надійність доставки електронної пошти на 99,9%.
Спрощене адміністрування завдяки автоматизації
Покращена безпека завдяки сучасній автентифікації електронної пошти
Позитивні відгуки випускників про зручність використання системи

Переваги для університетів і випускників

Наше рішення забезпечує відчутні переваги як для навчальних закладів, так і для їхніх випускників.

Для університетів

Ефективність витрат: фіксована ціна незалежно від кількості випускників
Простота адміністрування: Автоматизоване керування через API
Покращена безпека: Комплексна автентифікація електронної пошти
Постійність бренду: Довічні адреси електронної пошти установи
Залучення випускників: зміцнення зв’язків через постійне обслуговування

Відповідно до BulkSignature (2023), платформи електронної пошти для навчальних закладів пропонують значні переваги, включаючи економічну ефективність завдяки безкоштовним або недорогим планам, економію часу завдяки можливостям масової комунікації та функції відстеження для моніторингу доставки електронної пошти та взаємодії (BulkSignature, 2023).

Для випускників

Професійна ідентичність: адреса електронної пошти престижного університету
Безперервність електронної пошти: пересилання на будь-яку особисту електронну адресу
Захист конфіденційності: Немає сканування вмісту чи аналізу даних
Спрощене управління: просте оновлення одержувачів
Покращена безпека: сучасна автентифікація електронної пошти

Дослідження, опубліковане в Міжнародному журналі освіти та досліджень грамотності, підкреслює важливість правильного спілкування електронною поштою в академічних умовах, зазначаючи, що грамотність електронної пошти є важливою навичкою як для студентів, так і для випускників у професійному контексті (IJELS, 2021).

Рівень усиновлення серед випускників

Університети повідомляють про високий рівень прийняття та задоволеності серед своїх випускників.

Економія коштів порівняно з попередніми рішеннями

Фінансовий вплив був значним, університети повідомили про значну економію коштів порівняно з попередніми рішеннями електронної пошти.

Безпека та конфіденційність

Для навчальних закладів захист даних випускників — це не просто хороша практика — це часто юридична вимога відповідно до нормативних актів, як-от GDPR у Європі.

Заходи захисту даних

Наше рішення включає кілька рівнів безпеки:

Наскрізне шифрування для всього трафіку електронної пошти
Немає зберігання вмісту електронної пошти на наших серверах
Регулярні аудити безпеки та тестування на проникнення
Відповідність міжнародним стандартам захисту даних
Прозорий відкритий код для перевірки безпеки

[!УВАГА] Багато постачальників послуг електронної пошти сканують вміст електронної пошти в рекламних цілях або для навчання моделей ШІ. Така практика викликає серйозні занепокоєння щодо конфіденційності, особливо щодо професійного та академічного спілкування. Forward Email ніколи не сканує вміст електронної пошти та обробляє всі електронні листи в пам’яті, щоб забезпечити повну конфіденційність.

Структура відповідності

Ми суворо дотримуємося відповідних норм:

Відповідність GDPR для європейських установ
Сертифікація SOC 2 типу II
Щорічна оцінка безпеки
Угода про обробку даних (DPA) доступна за адресою forwardemail.net/dpa
Регулярне оновлення відповідності в міру розвитку правил

Майбутні розробки

Ми продовжуємо покращувати наше рішення електронної пошти для випускників новими функціями та можливостями:

Покращена аналітика для адміністраторів університетів
Розширений захист від фішингу
Розширені можливості API для глибшої інтеграції
Додаткові параметри автентифікації

Висновок

Forward Email революціонізував те, як університети надають та керують послугами електронної пошти для випускників. Замінивши дорогий і складний хостинг електронної пошти елегантним безпечним пересиланням електронної пошти, ми дозволили навчальним закладам пропонувати довічні адреси електронної пошти всім випускникам, значно скорочуючи витрати та адміністративні витрати.

Наше партнерство з такими престижними навчальними закладами, як Кембридж, Меріленд, Тафтс і Суортмор, демонструє ефективність нашого підходу до різних освітніх середовищ. Оскільки університети стикаються зі зростаючим тиском підтримувати зв’язки з випускниками, одночасно контролюючи витрати, наше рішення пропонує переконливу альтернативу традиційним системам електронної пошти.

flowchart LR
    A[University Systems] -->|API Integration| B[Forward Email]
    B -->|Email Forwarding| C[Alumni Recipients]
    C -->|Replies| D[Email Servers]
    D -->|Delivery| E[Original Recipients]
    F[Alumni Portal] -->|Management| B
    A -->|SSO Authentication| F

Університети, які хочуть дізнатися, як Forward Email може змінити їхні служби електронної пошти для випускників, зв’яжіться з нашою командою за адресою support@forwardemail.net або відвідайте forwardemail.net щоб дізнатися більше про наші корпоративні рішення.